Select your preferred language:

• English: Speak-Up Privacy Notice
• French: Avis de confidentialité de la ligne Speak-Up
• German: Speak-Up Datenschutzhinweis
• Russian: Уведомление о конфиденциальности Speak-Up
• Spanish: Aviso de privacidad de Speak-Up
• Turkish: Speak-Up Hattı Gizlilik Bildirimi
• Ukrainian: Повідомлення про конфіденційність Speak-Up

Speak-Up Line Privacy Notice

This Speak-up Privacy Notice applies in all countries where Acino operates, in line with our Whistleblowing Policy.

Every Acino employee, trainee, volunteer, apprentice, contractor, consultant, applicant, shareholder, member of the management, administrative or supervisory board, legal representative, partner, supplier, business contact must read this Speak-up Privacy Notice before reporting wrongdoings.

Important note: Speaking-up about wrongdoings, although encouraged by Acino, remains purely voluntary. You can speak up without mentioning your name or any other information about yourself in the report, if you wish. If your report contains personal data of yourself or others, please make sure it is limited to what is necessary to understand or resolve the case.

What concerns can you raise?

You can raise a compliance concern if you reasonably suspect a breach of laws, policies, and/or other Acino obligations.

The nature of compliance concerns could include but are not limited to fraud, abuse, environmental issues, bribery, other breach of law or any other topic addressed in the Acino Code of Conduct. In order to assist in the investigation, those reporting potential violations are encouraged to identify themselves; however, you may report anonymously with confidence on this site if you choose. We have separate lines for data protection reports (use: dataprotection@acino.swiss) and product safety/adverse event reports (use: pv@acino.swiss). Employees also are encouraged to raise HR issues with a line manager or the HR team.

1. Who is responsible for your personal data

Acino International AG, Thurgauerstrasse 36/38CH-8050 Zurich, Switzerland (“Acino”, “we”, “us”, “our”) will as data controller operate Acino’s Speak-up solution for Acino Group to ensure that you know how to raise a compliance concern if you observe or suspect a wrongdoing, and provide a remediation framework for serious and sensitive compliance concerns that could have an adverse impact on Acino’s business.

However, Acino International AG and its regional entities (i.e. the employer of the reporting person and (if different) the Acino entity impacted by the wrongdoings), are jointly responsible for the collection and use of personal data when the report is managed centrally by the Global Compliance.

2. Personal data we process

Below you will find a description of the personal data we will collect and process about you as well as the purpose on which basis we are processing the personal data when you use the Speak-up line.

In principle, the Acino Speak-up line can be used, to the extent permitted by law, without providing your personal data. You may, however, voluntarily disclose your personal data as part of the Speak up process.

Processed Personal data will generally be limited to:

• identity, location and contact details of the reporting person (if the report mentions such information)
• people mentioned in the report, relationship between Acino and these people
• facts (suspected or witnessed)
• actions to be taken/already taken in relation with people mentioned in the report to either protect them and/or stop the wrongdoings

In principle, we do not request or process any special categories of personal data (also known as sensitive personal data), e.g. information on racial and/or ethnic origin, religious and/or ideological convictions, trade union membership or sexual orientation. Due to free text fields in the report form, however, such special categories of personal data may be voluntarily disclosed by you.

Please do not reveal any sensitive personal data about yourself or anyone else if not strictly necessary for us to understand or resolve the case or protect you.

In general, the personal data processed in context of Speak-up procedure will be limited to those:

• mentioned in the reports including any piece of information, evidence provided with the report or
• resulting from investigations about reported facts

In any case, only personal data strictly necessary to understand, verify, clarify, and resolve reported facts will be processed. Personal data mentioned in unsubstantiated or out of scope reports or which are simply not necessary will be deleted and not considered, in particular, if sensitive.

3. Purpose of the processing and the legal grounds

Acino processes personal data in order to manage in a safe and efficient manner all reports of wrongdoings made under the reporting policy – which includes the:

• analysis, storage and follow up of reports including exclusion of irrelevant reports
• investigation of reported facts (where relevant)
• necessary actions to stop the wrongdoings, preserve evidence and defend Acino’s rights and assets
• protect the privacy, rights and safety of the reporting person, witnesses and third parties mentioned in the report as well as the rights of the accused person

Processing Personal data for the management of reports is based on:

• a legal obligation – to provide safe reporting channels to the personnel and business contacts. This legal obligation exists within the EU/EEA, based on their national legislation implementing the EU Directive about Whistleblowing, and in many other countries across the world;
• a legitimate interest of Acino to give the possibility to our personnel and business contacts to speak up and report wrongdoings to ensure a lawful and compliant way to make business.
•  the necessity, in extreme cases, to protect the vital interests of the reporting person or other persons;
• in residual cases, where sensitive personal data is provided in a report, consent is the legal ground, as reporting is voluntary as well as the provision of any personal data in there. If not necessary to the resolution of the case, it will be immediately deleted.

In countries leveraging exclusively on consent, consent may be used as legal ground given that the reporting procedure is totally voluntary, and that employees and business contacts must read this Privacy Notice before reporting.

4. How we process personal data

Acino is using a third party service provider Ethix360 for our online Speak-up platform where the reports are hosted and managed.

5. Security, disclosure of personal data and international transfer of personal data

Acino operates internationally and has locations in various countries within and outside Switzerland and the European Union. The stored data may only be processed by specially authorised persons within Acino. Insofar as this is necessary to fulfil the purpose, specially authorised persons of Acino companies located in various regions may also be entitled to inspect the documents. This is particularly the case when the investigation is carried out in the country concerned. All persons authorised to inspect the data are expressly obliged to maintain confidentiality.

Within the Acino group, we have an Intra Group Data Transfer Agreement that protects personal data transferred internationally within the group and is based on the Standard Contractual Clauses of the European Commission.

We transfer your personal data to Ethix360 that is a third party service provider located in USA we use to operate the Speak-up online platform. To this end, we have concluded data processing agreement with Ethix360 to ensure data protection together with European Commission’s standard contractual clauses. The reports sent through the Speak up online platform are stored within the EU by Ethix360

Acino may also transfer your personal data to our external attorney or auditor in connection with the processing of the concern, including reporting the concern to relevant authorities, if necessary, and the police and/or courts in case of criminal investigation or lawsuit, local competent public authorities.

The board members, legal representative, line manager and HR department of the employer will be informed of the identity of the accused person only if wrongdoings are proved as well as the liability of the accused person, in order for the employer to take any necessary measures towards the concerned accused person. Works council will also be informed, if legally required.

6. Duration of storage

Acino will keep your personal data for as long as is needed to fulfil our purposes of investigating compliance concerns and documenting our compliance with applicable laws, unless Acino is required under applicable law to keep your personal data for a longer period.

Different retention periods apply if legal proceedings or disciplinary measures are initiated.

The general principles are that: (i) only relevant personal data is kept, and (ii) personal data is not retained longer than necessary to fully manage a report (i.e. understand and analyze a report, investigate where necessary and resolve the concerned issue, which may include actions before courts and/or disciplinary actions).

More precisely, please note that:

• irrelevant reports (i.e. out of scope of the reporting policy or unfounded) or irrelevant personal data are archived immediately and deleted within five (5) years from the closing of investigation
• reports for which no judicial or disciplinary procedure is necessary are deleted within five (5) years from the end of the verification/ investigation phase
• reports leading to a litigation/disciplinary procedure are deleted once all statute of limitation periods have expired
• Record of calls made to the toll-free hotline numbers are deleted within two (2) months from completing the investigation

7. Which rights you have regarding your personal data

7.1. Reporting person

The privacy, rights and safety of the reporting person are ensured from the moment you make a report in good faith and during the entire reporting procedure.

If you are the reporter, you have the right to:

• The right to information and access – to know which personal data Acino holds about you, obtain detailed information about how your data is used and who has access to it, you can obtain a copy of all your personal data, obtain its correction or rectification if incorrect or incomplete. You can exert that access right and read again your report by logging back into the Speak Up system (by using the case number and your personal pin code). There are some exemptions, which means you may not always receive all the personal data that we process.
• The right to object – you have the right to object to Acino processing (using) your personal data. This effectively means that you can stop or prevent us from using your personal data. However, it only applies in certain circumstances, and we may not need to stop the processing of your personal data if we (i) have compelling legitimate grounds to process it that override your rights and freedoms, (ii) needs it to establish, protect or defend our rights or (iii) comply with applicable law.
• The right to erasure – you have the right to ask us to erase your personal data in certain circumstances provided that Acino does not have to keep it for legal reasons.
• The right to rectification – you can also request Acino to stop using your personal data until clarification (but not delete it), if you considers that your personal data have been used in violation of applicable data protection law. If you want to obtain any rectification, you can contact the respective member of the Compliance team via the Speak-Up platform. You have the right to ask us to rectify personal data you think is inaccurate. You also have the right to ask us to complete personal data you think is incomplete.
• The right to restriction of processing – you have the right to ask us to restrict the processing of your personal data in certain circumstances.

If you use the Speak up platform to report you must keep strictly confidential and in a secure place, the case number and the pin that you will receive from Speak up online platform, as you will need these to follow up on you report. This number must in no way be shared with others. This number does not enable Ethix360 or Acino to identify the reporting person, it is related to a report not an individual.

7.2. Accused person

If you are the accused person, you have the right to:

• The right to information and access – be informed of the reported accusations against you, within 1 month maximum from receipt of a report. By exception, when such notification may seriously jeopardize the efficiency of the investigation, the protection of evidence or the entire reporting process, it must be provided as soon as those risks do not exist anymore. When the accusation is found unfounded This will require a case by case analysis.
• The right to erasure – require the deletion or correction of any incorrect personal data about you (you will be able to exert these rights once informed about the reported accusations).
• The right to object – you do not have the right to object to the use of your personal data, except if you demonstrates that the reported facts are inexistent or do not involve you, or if the concerned personal data are incorrect or unnecessary to the resolution of the case.

If you are the accused person, you have the right for your reputation, privacy protected and identity kept confidential by those in charge of managing the reports as long as the liability of you is not proved. In this context, the identity of the accused person cannot be revealed to the line manager, legal representatives and board members of the employer of the concerned accused person, as long as the liability is not proved.

7.3. Witnesses and any other person mentioned in the reports

If you are a witnesses or other third party mentioned in a report, you have the right to:

• The right to information and access – to know which personal data Acino holds about you, obtain detailed information about how your data is used and who has access to it, you can obtain a copy of all your personal data, obtain its correction or rectification if incorrect or incomplete. Also to have your identity protected and kept strictly confidential by Acino and not revealed to anyone without your express prior consent, provided that the disclosure of your identity to local authorities or courts is not required by applicable law.
• The right to object – object to the use of your personal data based on legitimate interests or consent, for reasons linked to your personal situation, and in that case Acino will have to delete and stop using it except if it has an overriding legitimate interest to keep it, as a legal obligation or the necessity to protect the vital interest of someone; Object to the use of your personal data, based on grounds linked to their personal situation that would overweight the legitimate interest of Acino.
• The right to erasure – request the deletion of your personal data provided that Acino does not need to keep it anymore for legal reasons. You can also request Acino to stop using your personal data (but not delete it) until clarification before a court or supervisory authority, if you believe that your personal data have been used in violation of applicable data protection law.

The right to complaint – anyone, whose personal data is processed, has the right to complaint (including the reporter, the accused person and the witnesses or any other person mentioned in the reports). If you have any complaints about Acino’s processing of your personal data, please contact our Group Data Protection officer by dataprotection@acino.swiss.

If you are not happy with the way we handle your complaint, you may contact the respective Data Protection Authority.

8. Contact information

If you observe or suspect breach of laws, policies, and/or other Acino obligations. You should report the compliance concerns through Acino Group Speak-up line.

If you have any questions or concerns about how we process your personal data, please contact us by email: dataprotection@acino.swiss in regard to your personal data.

9. Changes to the Privacy Notice

We may need to change this Privacy Notice from time to time to ensure it meets the possible changes in the process or the updated laws. Any change to the Speak-up Privacy Notice will be duly communicated in our intranet and online Speak-up platform.

Datenschutzhinweis zu Speak-Up Line

Dieser Speak-up-Datenschutzhinweis gilt in allen Ländern, in denen Acino tätig ist, in Übereinstimmung mit unserer Richtlinie zur Meldung von Missständen.

Jeder Acino-Mitarbeiter, -Praktikant, -Freiwillige, -Auszubildende, -Auftragnehmer, -Berater, -Bewerber, -Aktionär, -Mitglied der Geschäftsleitung, des Verwaltungs- oder Aufsichtsrates, gesetzlicher Vertreter, -Partner, -Lieferant, -Geschäftskontakt muss diesen Speak-up-Datenschutzhinweis lesen, bevor er Berichte über Missstände erstellt.

Wichtige Anmerkung: Auch wenn Acino dazu ermutigt, Missstände zu melden, ist dies rein freiwillig. Wenn Sie es wünschen, können Sie sich zu Wort melden, ohne Ihren Namen oder irgendwelche anderen Informationen über sich selbst in dem Bericht zu nennen. Wenn Ihr Bericht personenbezogene Daten zu Ihrer Person oder zu anderen Personen enthält, stellen Sie bitte sicher, dass er sich auf das beschränkt, was zum Verständnis oder zur Lösung des Falles erforderlich ist.

Welche Bedenken können Sie vorbringen?

Sie können ein Compliance-Bedenken äußern, wenn Sie den begründeten Verdacht haben, dass ein Verstoß gegen Gesetze, Richtlinien und/oder andere Verpflichtungen von Acino vorliegt.

Die Art der Compliance-Bedenken kann Betrug, Missbrauch, Umweltfragen, Bestechung, andere Gesetzesverstöße oder jegliche andere Themen, die im Acino-Verhaltenskodex angesprochen werden, umfassen, ist aber nicht darauf beschränkt. Um die Untersuchung zu unterstützen, werden diejenigen, die potenzielle Verstöße melden, aufgefordert, sich zu identifizieren; Sie können jedoch auch anonym und vertraulich auf dieser Website Bericht erstatten, wenn Sie dies wünschen. Wir haben getrennte Kanäle für Datenschutzberichte (verwenden Sie: dataprotection@acino.swiss) und Berichte über Produktsicherheit und unerwünschte Ereignisse (verwenden Sie: pv@acino.swiss). Die Mitarbeiter werden auch ermutigt, HR-Probleme mit einem Vorgesetzten oder dem HR-Team anzusprechen.

1. Wer ist für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich?

Acino International AG, Thurgauerstrasse 36/38CH-8050 Zürich, Schweiz (“Acino”, “wir”, “uns”, “unser”) wird als für die Datenverarbeitung verantwortlicher Betreiber die Acino Speak-up-Lösung für die Acino Gruppe betreiben, um sicherzustellen, dass Sie wissen, wie Sie Compliance-Bedenken äußern können, wenn Sie einen Missstand beobachten oder vermuten, und um einen Rahmen für Abhilfemaßnahmen bei schwerwiegenden und sensiblen Compliance-Bedenken zu schaffen, die negative Auswirkungen auf das Geschäft von Acino haben könnten.

Die Acino International AG und ihre regionalen Einheiten (d.h. der Arbeitgeber der meldenden Person und (falls abweichend) die von den Missständen betroffene Acino-Einheit) sind jedoch gemeinsam für das Sammeln und die Verwendung der personenbezogenen Daten verantwortlich, wenn der Bericht zentral von der Global Compliance verwaltet wird.

2. Von uns verarbeitete personenbezogene Daten

Nachstehend finden Sie eine Beschreibung der personenbezogenen Daten, die wir über Sie sammeln und verarbeiten, sowie den Zweck, auf dessen Grundlage wir die personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie die Speak-up-Line nutzen.

Grundsätzlich kann die Acino Speak-up-Line, soweit dies gesetzlich zulässig ist, ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten genutzt werden. Sie können jedoch freiwillig Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Speak-up-Verfahrens offenlegen.

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten beschränken sich im Allgemeinen auf:

·         die Identität, den Standort und die Kontaktangaben der meldenden Person (sofern diese Angaben im Bericht erwähnt werden);

·         und die im Bericht erwähnten Personen, Beziehungen zwischen Acino und diesen Personen;

·         Tatsachen (vermutet oder bezeugt);

·         Maßnahmen, die in Bezug auf die in dem Bericht genannten Personen ergriffen werden bzw. bereits ergriffen wurden, um sie zu schützen und/oder die Missstände zu unterbrechen.

Grundsätzlich erfragen und verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (auch bekannt als sensible personenbezogene Daten), z.B. Informationen über rassische und/oder ethnische Herkunft, religiöse und/oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexuelle Orientierung. Aufgrund von Freitextfeldern im Berichtsformular können solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten jedoch von Ihnen freiwillig angegeben werden.

Bitte geben Sie keine sensiblen personenbezogenen Daten über sich selbst oder andere Personen preis, wenn dies nicht unbedingt erforderlich ist, um den Fall zu verstehen oder zu lösen oder Sie zu schützen.

Im Allgemeinen beschränken sich die im Rahmen des Speak-up-Verfahrens verarbeiteten personenbezogenen Daten auf diejenigen:

·         die in den Berichten erwähnt werden, einschließlich beliebiger Informationen, Beweise, die mit dem Bericht vorgelegt werden, oder;

·         die sich aus Berichten über untersuchte Sachverhalte ergeben.

In jedem Fall werden nur personenbezogene Daten verarbeitet, die unbedingt erforderlich sind, um die gemeldeten Sachverhalte zu verstehen, zu überprüfen, zu klären und aufzulösen. Personenbezogene Daten, die in unbegründeten oder über den Umfang hinausgehenden Berichten erwähnt werden oder die einfach nicht erforderlich sind, werden gelöscht und nicht berücksichtigt, insbesondere wenn sie sensibel sind.

3. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Acino bearbeitet personenbezogene Daten, um alle Berichte über Missstände, die im Rahmen der Meldepolitik gemacht werden, sicher und effizient zu verwalten. Dies beinhaltet:

·         die Analyse, Speicherung und Weiterverfolgung der Berichte, einschliesslich des Ausschlusses irrelevanter Berichte;

·         die Untersuchung der gemeldeten Sachverhalte (soweit relevant);

·         die notwendigen Massnahmen, um die Missstände zu unterbrechen, Beweise zu sichern und die Rechte und das Vermögen von Acino zu schützen;

·         die notwendigen Massnahmen zum Schutz der Privatsphäre, der Rechte und der Sicherheit der meldenden Person, der Zeugen und der im Bericht erwähnten Dritten sowie der Rechte der beschuldigten Person.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Verwaltung von Berichten erfolgt auf der Grundlage:

·         einer rechtlichen Verpflichtung, um den Mitarbeitern und Geschäftskontakten sichere Berichtswege zu bieten. Diese rechtliche Verpflichtung besteht in der EU/EWR auf der Grundlage der nationalen Rechtsvorschriften zur Umsetzung der EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen sowie in vielen anderen Ländern der Welt;

·         eines berechtigten Interesses von Acino, unseren Mitarbeitern und Geschäftskontakten die Möglichkeit zu geben, Missstände anzusprechen und zu berichten, um eine gesetzeskonforme Geschäftsabwicklung sicherzustellen.

·         der Notwendigkeit, in extremen Fällen die lebenswichtigen Interessen der meldenden Person oder anderer Personen zu schützen;

·         in den verbleibenden Fällen, in denen sensible personenbezogene Daten in einem Bericht angegeben werden, ist die Zustimmung die Rechtsgrundlage, da die Berichterstattung freiwillig ist, ebenso wie die Angabe von personenbezogenen Daten darin. Wenn sie für die Lösung des Falles nicht erforderlich sind, wird sie unverzüglich gelöscht.

In Ländern, die sich ausschließlich auf die Zustimmung stützen, kann die Zustimmung als Rechtsgrundlage herangezogen werden, da die Vorgehensweise bei der Meldung völlig freiwillig ist und die Mitarbeiter und Geschäftskontakte vor der Meldung diesen Datenschutzhinweis lesen müssen.

4.     Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten

Acino nutzt einen externen Dienstanbieter (Ethix360) für unsere webbasierte Speak-up-Plattform, auf der die Berichte gehostet und verwaltet werden.

5.     Sicherheit, Offenlegung personenbezogener Daten und internationale Übermittlung personenbezogener Daten

Acino ist international tätig und verfügt über Standorte in verschiedenen Ländern innerhalb und außerhalb der Schweiz und der Europäischen Union. Die gespeicherten Daten dürfen nur von speziell befugten Personen innerhalb von Acino bearbeitet werden. Soweit dies zur Erfüllung des Zwecks erforderlich ist, können auch speziell beauftragte Personen der Acino-Unternehmen in verschiedenen Regionen berechtigt sein, die Unterlagen zu prüfen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Untersuchung in dem betreffenden Land durchgeführt wird. Alle Personen, die zur Überprüfung der Daten befugt sind, werden ausdrücklich zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Innerhalb der Acino-Gruppe gibt es eine konzerninterne Datenübertragungsvereinbarung, die personenbezogene Daten schützt, die innerhalb der Gruppe grenzüberschreitend übertragen werden, und die auf den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission beruht.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an Ethix360, einen externen Dienstanbieter mit Sitz in den USA, den wir für den Betrieb der webbasierten Speak-up-Plattform einsetzen. Zu diesem Zweck haben wir einen Datenverarbeitungsvertrag mit Ethix360 abgeschlossen, um den Datenschutz in Übereinstimmung mit den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission sicherzustellen. Die über die webbasierte Speak-up-Plattform übermittelten Berichte werden innerhalb der EU von Ethix360 gespeichert.

Acino kann Ihre personenbezogenen Daten im Anschluss an die Bearbeitung der Bedenken auch an unsere externen Anwälte oder Wirtschaftsprüfer weitergeben, ggf. auch an die zuständigen Behörden sowie an die Polizei und/oder Gerichte im Falle von strafrechtlichen Ermittlungen oder Gerichtsverfahren sowie an die zuständigen lokalen Behörden.

Die Mitglieder des Verwaltungsrats, der gesetzliche Vertreter, der Vorgesetzte und die Personalabteilung des Arbeitgebers werden nur dann über die Identität der beschuldigten Person informiert, wenn Missstände nachgewiesen werden, sowie über die Haftung der beschuldigten Person, damit der Arbeitgeber beliebige Maßnahmen gegenüber der betroffenen beschuldigten Person ergreifen kann. Der Betriebsrat wird ebenfalls mitgeteilt, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

6. Dauer der Speicherung

Acino bewahrt Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es für die Untersuchung von Compliance-Bedenken und die Dokumentation der Einhaltung geltender Gesetze notwendig ist, es sei denn, Acino ist nach geltendem Recht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten länger zu speichern.

Andere Aufbewahrungsfristen gelten, wenn Gerichtsverfahren oder Disziplinarmaßnahmen eingeleitet werden.

Im Allgemeinen gelten die folgenden Grundsätze: (i) nur relevante personenbezogene Daten aufbewahrt werden und (ii) personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden, als es für die vollständige Verwaltung eines Berichts erforderlich ist (d.h. Verstehen und Analysieren eines Berichts, gegebenenfalls Untersuchen und Lösen des betreffenden Problems, wozu auch Klagen vor Gericht und/oder Disziplinarmaßnahmen gehören können).

Bitte beachten Sie, dass:

·         irrelevante Berichte (d.h. außerhalb des Umfangs der Meldepolitik oder unbegründet) oder irrelevante personenbezogene Daten werden unverzüglich archiviert und innerhalb von fünf (5) Jahren nach Abschluss der Untersuchung gelöscht;

·         Berichte, für die kein Gerichts- oder Disziplinarverfahren erforderlich ist, werden innerhalb von fünf (5) Jahren nach Abschluss der Verifizierungs-/Untersuchungsphase gelöscht;

·         Berichte, die zu einem Rechtsstreit/Disziplinarverfahren führen, werden nach Ablauf aller Verjährungsfristen gelöscht;

·         Die Aufzeichnungen über Anrufe bei den gebührenfreien Hotlinenummern werden innerhalb von zwei (2) Monaten nach Abschluss der Untersuchung gelöscht.

7. Welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben

7.1 Meldende Person

Die Privatsphäre, die Rechte und die Sicherheit der meldenden Person sind ab dem Zeitpunkt, an dem Sie einen Bericht in gutem Glauben abgeben, und während des gesamten Verfahrens gewährleistet.

Wenn Sie die meldende Person sind, haben Sie das Recht auf:

·         Das Recht auf Auskunft und Zugang — Sie können wissen, welche personenbezogenen Daten Acino über Sie speichert, genaue Angaben darüber erhalten, wie Ihre Daten verwendet werden und wer Zugang zu ihnen hat; Sie können eine Kopie aller Ihrer personenbezogenen Daten erhalten und deren Korrektur oder Berichtigung verlangen, falls sie unsachgemäß oder unvollständig sind. Sie können von Ihrem Recht auf Zugang Gebrauch machen und Ihren Bericht erneut lesen, indem Sie sich wieder beim Speak Up-System anmelden (unter Verwendung der Fallnummer und Ihres persönlichen PIN-Codes). Es liegen einige Ausnahmen vor, d.h. Sie erhalten möglicherweise nicht immer alle personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten.

·         Das Recht auf Widerspruch — Sie haben das Recht, der Verarbeitung (Nutzung) Ihrer personenbezogenen Daten durch Acino zu widersprechen. Dies bedeutet, dass Sie die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten untersagen oder verhindern können. Dies gilt jedoch nur unter bestimmten Umständen, und wir müssen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht unterbrechen, wenn wir (i) zwingende legitime Gründe für die Verarbeitung haben, die Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen, (ii) sie zur Erstellung, zum Schutz oder zur Verteidigung unserer Rechte benötigen oder (iii) geltendem Recht entsprechen;

·         Das Recht auf Löschung – Sie haben das Recht, unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern Acino diese nicht aus rechtlichen Gründen aufbewahren muss;

·         Das Recht auf Berichtigung — Sie können Acino auch auffordern, die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten bis zur Klärung zu unterbrechen (aber nicht zu löschen), wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten unter Verletzung des geltenden Datenschutzrechts verwendet wurden. Wenn Sie eine beliebige Berichtigung wünschen, können Sie sich über die Speak-Up-Plattform an das entsprechende Mitglied des Compliance-Teams wenden. Sie haben das Recht auf Berichtigung personenbezogener Daten, die Ihrer Meinung nach unrichtig sind. Sie haben auch das Recht auf Vervollständigung personenbezogener Daten, die Ihrer Meinung nach unvollständig sind.

·         Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung — Sie haben das Recht, uns zu bitten, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen einzuschränken.

Wenn Sie die webbasierte Speak-up-Plattform für Ihren Bericht nutzen, müssen Sie die Fallnummer und die PIN, die Sie von der webbasierten Speak-up-Plattform erhalten, streng vertraulich und an einem sicheren Ort aufbewahren, da Sie diese für die Weiterverfolgung Ihres Berichts benötigen. Diese Nummer darf auf keinen Fall an Dritte weitergegeben werden. Diese Nummer ermöglicht es Ethix360 oder Acino nicht, die meldende Person zu identifizieren, sie bezieht sich auf einen Bericht, nicht auf eine Person.

7.2 Beschuldigte Person

Wenn Sie die beschuldigte Person sind, haben Sie das Recht auf:

·         Das Recht auf Information und Zugang — Sie werden über die gegen Sie erhobenen Vorwürfe innerhalb von höchstens einem Monat nach Erhalt eines Berichts mitgeteilt. In Ausnahmefällen, wenn eine solche Benachrichtigung die Effizienz der Untersuchung, die Sicherung von Beweismitteln oder den gesamten Berichterstattungsprozess ernsthaft gefährden könnte, muss sie erfolgen, sobald diese Risiken nicht mehr bestehen. Wenn sich die Vorwürfe als unbegründet erweisen, muss eine Einzelfallprüfung vorgenommen werden.

·         Das Recht auf Löschung — Sie können die Löschung oder Berichtigung beliebiger unsachgemäßer personenbezogener Daten über Sie verlangen (Sie können diese Rechte ausüben, sobald Sie über die gemeldeten Vorwürfe informiert wurden).

·         Das Recht auf Widerspruch — Sie haben kein Recht auf Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten, es sei denn, Sie weisen nach, dass der gemeldete Sachverhalt nicht existiert oder Sie nicht betrifft, oder dass die betreffenden personenbezogenen Daten unsachgemäß oder für die Lösung des Falles unnötig sind.

Wenn Sie die beschuldigte Person sind, haben Sie das Recht auf Schutz Ihres Ansehens, Ihrer Privatsphäre und auf Geheimhaltung Ihrer Identität durch diejenigen, die die Berichte verwalten, solange Ihre Schuld nicht bewiesen ist. In diesem Zusammenhang darf die Identität der beschuldigten Person nicht an den Leiter im Liniensystem, die gesetzlichen Vertreter und die Vorstandsmitglieder des Arbeitgebers der betroffenen beschuldigten Person weitergegeben werden, solange die Verantwortlichkeit nicht bewiesen ist.

7.3 Zeugen und jede andere Person, die in den Berichten erwähnt wird

Wenn Sie ein Zeuge oder ein anderer Dritter sind, der in einem Bericht erwähnt wird, haben Sie das Recht auf:

·         Das Recht auf Auskunft und Zugang — Sie können wissen, welche personenbezogenen Daten Acino über Sie speichert, genaue Angaben darüber erhalten, wie Ihre Daten verwendet werden und wer Zugang zu ihnen hat; Sie können eine Kopie aller Ihrer personenbezogenen Daten erhalten und deren Korrektur oder Berichtigung verlangen, falls sie unsachgemäß oder unvollständig sind. Sie können auch verlangen, dass Ihre Identität von Acino geschützt und streng vertraulich gehalten wird und ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung niemandem bekannt gegeben wird, sofern die Offenlegung Ihrer Identität gegenüber lokalen Behörden oder Gerichten nicht durch geltendes Recht gefordert wird;

·         Das Recht auf Widerspruch — Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage von berechtigten Interessen oder Zustimmung, aus Gründen, die mit Ihrer persönlichen Situation zusammenhängen, und in diesem Fall muss Acino die Daten löschen und ihre Verwendung unterbrechen, es sei denn, es besteht ein überwiegendes berechtigtes Interesse, sie zu behalten, wie eine gesetzliche Verpflichtung oder die Notwendigkeit, das lebenswichtige Interesse einer Person zu schützen; Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Gründen, die mit ihrer persönlichen Situation zusammenhängen und die das berechtigte Interesse von Acino überwiegen würden.

·         Das Recht auf Löschung — Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern Acino diese aus rechtlichen Gründen nicht mehr halten muss. Sie können Acino auch auffordern, die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten bis zur Klärung vor einem Gericht oder einer Aufsichtsbehörde einzustellen (aber nicht zu löschen), wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre personenbezogenen Daten unter Verletzung des geltenden Datenschutzrechts verwendet wurden.

Das Recht auf Beschwerde — jeder, dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden, hat das Recht auf Beschwerde (einschließlich der meldenden Person, der beschuldigten Person und der Zeugen oder beliebiger anderer Personen, die in den Berichten erwähnt werden). Wenn Sie irgendwelche Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Acino haben, wenden Sie sich bitte an unseren Konzerndatenschutzbeauftragten unter dataprotection@acino.swiss.

Sollten Sie mit der Art und Weise, wie wir Ihre Beschwerde bearbeiten, nicht zufrieden sein, können Sie sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden.

8. Kontaktinformationen

Wenn Sie einen Verstoß gegen Gesetze, Richtlinien und/oder andere Verpflichtungen von Acino beobachten oder vermuten. Sie sollten Compliance-Bedenken über die Speak-up-Line der Acino Gruppe melden.

Wenn Sie irgendwelche Fragen oder Bedenken bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an uns: dataprotection@acino.swiss in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten.

9. Änderungen des Datenschutzhinweises

Es kann notwendig sein, diesen Datenschutzhinweis von Zeit zu Zeit zu ändern, um sicherzustellen, dass er den möglichen Änderungen im Verfahren oder den aktualisierten Gesetzen entspricht. Irgendwelche Änderungen an den Speak-up-Datenschutzhinweisen werden in unserem Intranet und auf der webbasierten Speak-up-Plattform ordnungsgemäß bekannt gegeben.

Aviso de privacidad de Speak-Up

Este Aviso de privacidad de Speak-up se aplica en todos los países donde opera Acino, de acuerdo con nuestra Política de denuncia de irregularidades.

Todos los empleados, aprendices, voluntarios, aprendices, contratistas, consultores, solicitantes, accionistas, miembros de la junta directiva, administrativa o de supervisión, representantes legales, socios, proveedores y contactos comerciales de Acino deben leer este Aviso de privacidad de Speak-up antes de denunciar irregularidades.

Nota importante: denunciar las infracciones, aunque Acino lo alienta, es puramente voluntario. Si lo desea, puede hablar sin mencionar su nombre o cualquier otra información sobre usted en el informe. Si su informe contiene datos personales suyos o de otras personas, asegúrese de que se limita a lo necesario para entender o resolver el caso.

¿Qué inquietudes puedes plantear?

Puede plantear una inquietud de cumplimiento si tiene sospechas razonables de un incumplimiento de las leyes, políticas u otras obligaciones de Acino.

La naturaleza de las inquietudes de cumplimiento podría incluir, entre otros, fraude, abuso, problemas ambientales, soborno, otras infracciones de la ley o cualquier otro tema abordado en el Código de conducta de Acino. A fin de ayudar en la investigación, se alienta a las personas que denuncien posibles infracciones a que se identifiquen; sin embargo, puede informar de forma anónima con confianza en este sitio si así lo desea. Disponemos de líneas separadas para los informes de protección de datos (utilice: dataprotection@acino.swiss) y los informes de seguridad del producto/eventos adversos (utilice: pv@acino.swiss). También se anima a los empleados a plantear los problemas de RR. HH. a su superior jerárquico o al equipo de RR. HH.

1. Quién es responsable de sus datos personales

Acino International AG, Thurgauerstrasse 36/38CH-8050 Zúrich, Suiza (“Acino”, “nosotros”, “nos”, “nuestro”), como controlador de datos, operará la solución Speak-up de Acino para Acino Group para garantizar que sepa cómo plantee una inquietud de cumplimiento si observa o sospecha que se ha cometido una infracción y proporcione un marco de remediación para inquietudes de cumplimiento graves y delicadas que podrían tener un impacto adverso en el negocio de Acino.

Sin embargo, Acino International AG y sus entidades regionales (es decir, el empleador del denunciante y (si es diferente) la entidad de Acino afectada por las infracciones), son conjuntamente responsables de la recopilación y el uso de los datos personales cuando la denuncia es gestionada de forma centralizada por Cumplimiento global.

2. Datos personales que procesamos

A continuación, encontrará una descripción de los datos personales que recopilaremos y procesaremos sobre usted, así como el propósito en base al cual procesamos los datos personales cuando utiliza la línea Speak-up.

En principio, la línea Speak-up de Acino se puede utilizar, en la medida permitida por la ley, sin proporcionar sus datos personales. Sin embargo, puede revelar voluntariamente sus datos personales como parte del proceso de Speak-up.

Los datos personales procesados generalmente se limitarán a:

·         Identidad, ubicación y datos de contacto del denunciante (si el informe menciona dicha información);

·         y a personas mencionadas en el informe, las relaciones entre Acino y estas personas;

·         hechos (sospechados o presenciados);

·         las medidas que se van a tomar o que ya se han tomado en relación con las personas mencionadas en el informe para protegerlas y/o poner fin a las infracciones.

En principio, no solicitamos ni tratamos ninguna categoría especial de datos personales (también conocidos como datos personales sensibles), por ejemplo, información sobre el origen racial y/o étnico, convicciones religiosas y/o ideológicas, afiliación sindical u orientación sexual. Sin embargo, debido a los campos de texto libre en el formulario de informe, estas categorías especiales de datos personales pueden ser reveladas voluntariamente por usted.

Por favor, no revele ningún dato personal sensible sobre usted o cualquier otra persona si no es estrictamente necesario para que entendamos o resolvamos el caso o le protejamos.

En general, los datos personales procesados en el contexto del procedimiento Speak-up se limitarán a quienes:

·         fueron mencionados en los informes, incluyendo cualquier información, prueba proporcionada con el informe o;

·         el resultante de las investigaciones sobre los hechos denunciados.

En todo caso, se tratarán sólo los datos personales estrictamente necesarios para conocer, verificar, aclarar y resolver los hechos denunciados. Los datos personales mencionados en informes no fundamentados o fuera del ámbito de aplicación o que simplemente no son necesarios se eliminarán y no se tendrán en cuenta, en particular, si son sensibles.

3. Finalidad del tratamiento y fundamento jurídico

Acino procesa datos personales para gestionar de manera segura y eficiente todas las denuncias de irregularidades realizadas en virtud de la política de denuncias, que incluye:

·         análisis, almacenamiento y seguimiento de los informes, incluida la exclusión de los informes irrelevantes;

·         investigación de los hechos denunciados (cuando sea pertinente);

·         acciones necesarias para detener los actos ilícitos, preservar las pruebas y defender los derechos y bienes de Acino;

·         proteger la intimidad, los derechos y la seguridad del denunciante, de los testigos y de los terceros mencionados en la denuncia, así como los derechos del acusado.

El tratamiento de datos personales para la gestión de informes se basa en:

·         una obligación legal: proporcionar canales seguros de información al personal y a los contactos comerciales. Esta obligación legal existe en la UE/EEE, sobre la base de su legislación nacional de aplicación de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades, y en muchos otros países del mundo;

·         un interés legítimo de Acino para dar la posibilidad a nuestro personal y a nuestros contactos comerciales de hablar y denunciar infracciones para garantizar una forma legal y conforme de hacer negocios.

·         la necesidad, en casos extremos, de proteger los intereses vitales del denunciante o de otras personas;

·         en casos restantes, cuando se proporcionan datos personales confidenciales en un informe, el consentimiento es la base legal, ya que el informe es voluntario, así como la provisión de cualquier dato personal allí. Si no es necesario para la resolución del caso, se eliminará inmediatamente.

En los países que se basan exclusivamente en el consentimiento, éste puede utilizarse como fundamento jurídico, dado que el procedimiento de notificación es totalmente voluntario, y que los empleados y contactos comerciales deben leer este Aviso de privacidad antes de hacer denuncios.

4. Cómo procesamos los datos personales

Acino utiliza un proveedor de servicios externo, Ethix360, para nuestra plataforma Speak-up en línea, donde se alojan y administran los informes.

5. Seguridad, divulgación de datos personales y transferencia internacional de los datos personales

Acino opera a nivel internacional y tiene sedes en varios países dentro y fuera de Suiza y la Unión Europea. Los datos almacenados sólo pueden ser tratados por personas especialmente autorizadas dentro de Acino. En la medida en que sea necesario para cumplir con el propósito, las personas especialmente autorizadas de las empresas de Acino ubicadas en varias regiones también pueden tener derecho a inspeccionar los documentos. Este es el caso, en particular, cuando la investigación se lleva a cabo en el país en cuestión. Todas las personas autorizadas a inspeccionar los datos están expresamente obligadas a mantener la confidencialidad.

Dentro del grupo Acino, tenemos un Acuerdo de Transferencia de Datos dentro del Grupo que protege los datos personales transferidos internacionalmente dentro del grupo y se basa en las Cláusulas Contractuales Estándar de la Comisión Europea.

Transferimos sus datos personales a Ethix360, que es un proveedor de servicios externo ubicado en EE. UU. que utilizamos para operar la plataforma en línea de Speak-up. Con este fin, hemos celebrado un acuerdo de procesamiento de datos con Ethix360 para garantizar la protección de datos junto con las cláusulas contractuales estándar de la Comisión Europea. Los informes enviados a través de la plataforma en línea de Speak-up son almacenados dentro de la UE por Ethix360.

Acino también puede transferir sus datos personales a nuestro abogado o auditor externo en relación con la tramitación del asunto, incluida la notificación del asunto a las autoridades pertinentes, si es necesario, y a la policía y/o los tribunales en caso de investigación penal o demanda, las autoridades públicas locales competentes.

Los miembros del consejo de administración, el representante legal, el superior jerárquico y el departamento de recursos humanos del empleador serán informados de la identidad de la persona acusada sólo en el caso de que se demuestren las infracciones, así como de la responsabilidad de la persona acusada, para que el empleador pueda tomar las medidas necesarias con respecto a la persona acusada en cuestión. También se informará al comité de empresa, si así lo exige la ley.

6. Duración de la conservación

Acino conservará sus datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con nuestros propósitos de investigar los problemas de cumplimiento y documentar nuestro cumplimiento de las leyes aplicables, a menos que Acino esté obligado por la ley aplicable a conservar sus datos personales durante un período más largo.

Se aplican períodos de conservación diferentes si se inician procedimientos legales o medidas disciplinarias.

Los principios generales son: (i) sólo se conservan los datos personales relevantes, y (ii) los datos personales no se conservan más tiempo del necesario para gestionar completamente un informe (es decir, comprender y analizar un informe, investigar cuando sea necesario y resolver el problema en cuestión, que pueden incluir acciones ante los tribunales y/o acciones disciplinarias).

Más concretamente, tenga en cuenta que:

·         los informes irrelevantes (es decir, fuera del alcance de la política de informes o infundados) o los datos personales irrelevantes se archivan de inmediato y se eliminan dentro de los cinco (5) años posteriores al cierre de la investigación;

·         los informes para los que no es necesario un procedimiento judicial o disciplinario se eliminan en un plazo de cinco (5) años a partir del final de la fase de verificación/investigación;

·         los informes que dan lugar a un litigio/procedimiento disciplinario se eliminan una vez que han expirado todos los plazos de prescripción;

·         Los registros de las llamadas realizadas a los números de teléfono gratuitos se eliminan en un plazo de dos (2) meses desde la finalización de la investigación.

7.     Qué derechos tiene usted sobre sus datos personales

7.1 Persona que informa

La privacidad, los derechos y la seguridad del denunciante están garantizados desde el momento en que se hace la denuncia de buena fe y durante todo el procedimiento de denuncia.

Si usted es el informador, tiene derecho a:

·         El derecho a la información y al acceso: para saber qué datos personales tiene Acino sobre usted, obtener información detallada sobre cómo se utilizan sus datos y quién tiene acceso a ellos, puede obtener una copia de todos sus datos personales, obtener su corrección o rectificación si son incorrectos o incompletos. Puede ejercer ese derecho de acceso y volver a leer su informe entrando de nuevo en el sistema Speak-up (utilizando el número de caso y su código PIN personal). Existen algunas exenciones, lo que significa que no siempre recibirá todos los datos personales que tratamos.

·         El derecho a oponerse: tiene derecho a oponerse a que Acino procese (utilice) sus datos personales. Esto significa que usted efectivamente puede detener o impedir que utilicemos sus datos personales. Sin embargo, sólo se aplica en determinadas circunstancias, y es posible que no tengamos que interrumpir el tratamiento de sus datos personales si (i) tenemos motivos legítimos imperiosos para procesarlos que prevalezcan sobre sus derechos y libertades, (ii) lo necesitamos para establecer, proteger o defender nuestros derechos o (iii) cumplir la legislación aplicable;

·         Derecho de supresión: tiene derecho a solicitarnos que eliminemos sus datos personales en determinadas circunstancias, siempre que Acino no tenga que conservarlos por motivos legales;

·         Derecho de rectificación: también puede solicitar a Acino que deje de utilizar sus datos personales hasta que los aclare (pero no los elimine), si considera que sus datos personales se han utilizado infringiendo la ley de protección de datos aplicable. Si desea obtener alguna rectificación, puede comunicarse con el miembro respectivo del equipo de Cumplimiento a través de la plataforma Speak-up. Tiene derecho a pedirnos que rectifiquemos los datos personales que considere inexactos. También tiene derecho a pedirnos que completemos los datos personales que considere incompletos.

·         Derecho a la limitación del tratamiento: tiene derecho a pedirnos que limitemos el tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias.

Si utiliza la plataforma Speak-up para denunciar, debe guardar de forma estrictamente confidencial y en un lugar seguro el número de caso y el pin que recibirá de la plataforma en línea de Speak-up, ya que los necesitará para el seguimiento de su denuncia. Este número no debe ser compartido de ninguna manera con otros. Este número no permite a Ethix360 ni a Acino identificar a la persona denunciante, está relacionado con una denuncia no con un individuo.

7.2 Persona acusada

Si usted es la persona acusada, tiene derecho a:

·         Derecho a la información y de acceso: ser informado de las acusaciones denunciadas en su contra, en un plazo máximo de 1 mes desde la recepción de la denuncia. Por excepción, cuando dicha notificación pueda poner en grave peligro la eficacia de la investigación, la protección de las pruebas o todo el proceso de denuncia, deberá facilitarse tan pronto como dejen de existir tales riesgos. Cuando la acusación se considera infundada esto requerirá un análisis caso por caso.

·         Derecho de supresión: exigir la supresión o corrección de cualquier dato personal incorrecto sobre usted (podrá ejercer estos derechos una vez informado de las acusaciones denunciadas).

·         Derecho a oponerse: usted no tiene derecho a oponerse al uso de sus datos personales, excepto si demuestra que los hechos denunciados son inexistentes o no le implican, o si los datos personales en cuestión son incorrectos o innecesarios para la resolución del caso.

Si usted es la persona acusada, tiene derecho a que su reputación, su intimidad sean protegidas y su identidad mantenida en secreto por los encargados de gestionar los informes mientras no se demuestre su responsabilidad. En este contexto, la identidad de la persona acusada no puede ser revelada al superior jerárquico, a los representantes legales y a los miembros de la junta directiva del empleador de la persona acusada en cuestión, mientras no se pruebe la responsabilidad.

7.3 Testigos y cualquier otra persona mencionada en los informes

Si usted es un testigo o un tercero mencionado en un informe, tiene derecho a:

·         El derecho a la información y al acceso: para saber qué datos personales tiene Acino sobre usted, obtener información detallada sobre cómo se utilizan sus datos y quién tiene acceso a ellos, puede obtener una copia de todos sus datos personales, obtener su corrección o rectificación si son incorrectos o incompletos. También a que su identidad sea protegida y mantenida de forma estrictamente confidencial por Acino y no sea revelada a nadie sin su consentimiento previo y expreso, siempre que la revelación de su identidad a las autoridades locales o a los tribunales no sea requerida por la legislación aplicable;

·         Derecho a oponerse: oponerse al uso de sus datos personales basado en intereses legítimos o en el consentimiento, por motivos vinculados a su situación personal, y en ese caso Acino tendrá que suprimirlos y dejar de utilizarlos, excepto si tiene un interés legítimo superior para conservarlos, como una obligación legal o la necesidad de proteger el interés vital de alguien; oponerse al uso de sus datos personales, basado en motivos vinculados a su situación personal que sobrepasen el interés legítimo de Acino.

·         Derecho de supresión: solicitar la supresión de sus datos personales siempre que Acino ya no necesite conservarlos por motivos legales. También usted puede solicitar a Acino que deje de utilizar sus datos personales (pero no los elimine) hasta que se aclare ante un tribunal o una autoridad de control, si cree que sus datos personales se han utilizado infringiendo la ley de protección de datos aplicable.

El derecho a la denuncia: cualquier persona cuyos datos personales se procesan tiene derecho a la denuncia (incluido el denunciante, la persona acusada y los testigos o cualquier otra persona mencionada en los informes). Si tiene alguna queja sobre el tratamiento de sus datos personales por parte de Acino, póngase en contacto con nuestro responsable de protección de datos del Grupo a través de dataprotection@acino.swiss.

Si no está satisfecho con la forma en que tratamos su queja, puede ponerse en contacto con la Autoridad de Protección de Datos correspondiente.

8. Información de contacto

Si observa o sospecha que se están infringiendo las leyes, las políticas y/o otras obligaciones de Acino. Usted debe informar las inquietudes de cumplimiento a través de la línea Speak-up del Grupo Acino.

Si tiene alguna pregunta o duda sobre cómo procesamos sus datos personales, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico: dataprotection@acino.swiss en relación con sus datos personales.

9. Cambios al Aviso de privacidad

Es posible que tengamos que modificar este Aviso de privacidad de vez en cuando para asegurarnos de que cumpla con los posibles cambios en el proceso o las leyes actualizadas. Cualquier cambio en el Aviso de privacidad de Speak-up será debidamente comunicado en nuestra intranet y en la plataforma en línea de Speak-up.

Avis de confidentialité de la ligne Speak-Up

Cette Avis de confidentialité de Speak-Up s’applique à tous les pays où Acino opère, conformément à notre Politique de dénonciation des abus.

Chaque employé, stagiaire, bénévole, apprenti, contractant, consultant, candidat, actionnaire, membre du conseil de gestion, d’administration ou de surveillance, représentant légal, partenaire, fournisseur, contact commercial d’Acino doit lire cet Avis de confidentialité de Speak-up avant de signaler des actes répréhensibles.

Remarque importante: la dénonciation d’actes répréhensibles, bien qu’encouragée par Acino, reste purement volontaire. Si vous le souhaitez, vous pouvez vous exprimer sans mentionner dans le signalement votre nom ou toute autre information vous concernant. Si votre signalement contient des données personnelles vous concernant ou concernant d’autres personnes, veillez à ce qu’elles soient limitées à ce qui est nécessaire pour comprendre ou résoudre l’affaire.

Quelles préoccupations pouvez-vous soulever ?

Vous pouvez soulever une préoccupation en matière de conformité si vous soupçonnez raisonnablement une violation des lois, des politiques et/ou d’autres obligations d’Acino.

La nature des préoccupations de conformité peut inclure, sans s’y limiter, la fraude, l’abus, les problèmes environnementaux, la corruption, d’autres violations de la législation et tout autre sujet traité par le Code de conduite d’Acino. Afin d’aider l’enquête, les personnes qui signalent des violations potentielles sont encouragées à s’identifier ; toutefois, vous pouvez, si vous le souhaitez, faire un signalement anonyme et confidentiel sur ce site. Nous avons des lignes distinctes pour les signalements sur la protection des données (écrire à dataprotection@acino.swiss) et les signalements sur la sécurité des produits / les événements indésirables (écrire à pv@acino.swiss). Les employés sont également encouragés à soulever des questions relatives aux RH auprès d’un supérieur hiérarchique ou de l’équipe des RH.

1. Qui est responsable de vos données personnelles

Acino International AG, Thurgauerstrasse 36/38CH-8050 Zurich, Suisse (” Acino ”, “ nous ”, “ nos ”, “ notre ”) exploitera, en tant que responsable du traitement des données, la solution Speak-up d’Acino pour Acino Group afin de s’assurer que vous savez comment soulever une préoccupation de conformité si vous observez ou soupçonnez un acte répréhensible, et de fournir un cadre de remédiation pour les préoccupations de conformité graves et sensibles qui pourraient avoir un impact négatif sur les activités d’Acino.

Toutefois, Acino International AG et ses entités régionales (c’est-à-dire l’employeur de la personne déclarante et (si elle est différente) l’entité Acino concernée par les actes répréhensibles), sont conjointement responsables de la collecte et de l’utilisation des données personnelles lorsque le signalement est géré de manière centralisée par le service Conformité globale.

2. Données personnelles que nous traitons

Vous trouverez ci-dessous une description des données personnelles que nous collecterons et traiterons à votre sujet, ainsi que la raison pour laquelle nous traitons les données personnelles lorsque vous utilisez la ligne Speak-up.

En principe, la ligne Speak-Up d’Acino peut-être utilisée, dans la mesure où la loi l’autorise, sans fournir vos données personnelles. Vous pouvez toutefois divulguer volontairement vos données personnelles dans le cadre de la procédure Speak-up.

Les données personnelles traitées se limiteront généralement :

·         A l’identité, à la localisation et aux coordonnées de la personne déclarante (si le signalement mentionne de telles informations) ;

·         et aux personnes mentionnées dans le signalement, aux relations entre Acino et ces personnes ;

·         aux faits (soupçonnés ou constatés) ;

·         aux actions à prendre / déjà prises à l’égard des personnes mentionnées dans le signalement afin de les protéger et/ou de mettre un terme aux actes répréhensibles.

En principe, nous ne demandons ni ne traitons aucune catégorie particulière de données personnelles (également appelées données personnelles sensibles), par exemple des informations sur l’origine raciale et/ou ethnique, les convictions religieuses et/ou idéologiques, l’appartenance syndicale ou l’orientation sexuelle. Toutefois, en raison des champs de texte libre du formulaire de signalement, ces catégories particulières de données à caractère personnel peuvent être divulguées volontairement par vous.

Veuillez ne pas révéler de données personnelles sensibles vous concernant ou concernant toute autre personne si cela n’est pas strictement nécessaire pour nous permettre de comprendre ou de résoudre l’affaire ou de vous protéger.

En général, les données personnelles traitées dans le cadre de la procédure Speak-up seront limitées à celles :

·         mentionnées dans les signalements, y compris toute information ou preuve fournie avec le signalement ou ;

·         résultant d’enquêtes sur des faits signalés.

Dans tous les cas, seules les données personnelles strictement nécessaires à la compréhension, à la vérification, à la clarification et à la résolution des faits signalés seront traitées. Les données personnelles mentionnées dans des signalements non fondés ou hors sujet ou qui ne sont tout simplement pas nécessaires seront supprimées et ne seront pas prises en compte, en particulier si elles sont sensibles.

3. Finalité du traitement et motifs juridiques

Acino traite les données personnelles afin de gérer de manière sûre et efficace tous les signalements d’actes répréhensibles effectués dans le cadre de la politique de signalement, ce qui inclut :

·         l’analyse, le stockage et le suivi des signalements, y compris l’exclusion des signalements non pertinents ;

·         l’enquête sur des faits signalés (le cas échéant) ;

·         les actions requises pour mettre un terme aux actes répréhensibles, préserver des preuves et défendre les droits et actifs d’Acino ;

·         protéger la vie privée, les droits et la sécurité de la personne déclarante, des témoins et des tiers mentionnés dans le signalement, ainsi que les droits de la personne incriminée.

Le traitement des données personnelles pour la gestion des signalements est basé sur :

·         une obligation légale : pour fournir des canaux de signalement sûrs au personnel et aux relations d’affaires. Cette obligation légale existe au sein de l’UE/EEE, sur la base de leur législation nationale mettant en œuvre la Directive de l’UE sur la dénonciation des abus, et dans de nombreux autres pays à travers le monde ;

·         un intérêt légitime d’Acino à donner la possibilité à notre personnel et à nos relations d’affaires de s’exprimer et de signaler des actes répréhensibles afin de garantir une manière légale et conforme de faire des affaires.

·         la nécessité, dans des cas extrêmes, de protéger les intérêts vitaux de la personne déclarante ou d’autres personnes ;

·         dans les cas résiduels, lorsque des données personnelles sensibles sont fournies dans un signalement, le consentement constitue le fondement juridique, car le signalement est volontaire, de même que la fourniture de toute donnée personnelle dans celui-ci. S’il n’est pas nécessaire à la résolution du cas, il sera immédiatement supprimé.

Dans les pays qui s’appuient exclusivement sur le consentement, celui-ci peut être utilisé comme base juridique étant donné que la procédure de signalement est totalement volontaire, et que les employés et les contacts professionnels doivent lire cet Avis de confidentialité avant de procéder au signalement.

4. Comment nous traitons les données personnelles

Acino fait appel à un fournisseur de services tiers, Ethix360, pour notre plateforme en ligne Speak-up, où les signalements sont hébergés et gérés.

5. Sécurité, divulgation des données personnelles et transfert international des données personnelles

Acino opère à l’échelle internationale et possède des sites dans différents pays, à l’intérieur et à l’extérieur de la Suisse et de l’Union européenne. Les données enregistrées ne peuvent être traitées que par des personnes spécialement autorisées au sein d’Acino. Dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre l’objectif, des personnes spécialement autorisées des sociétés Acino situées dans différentes régions peuvent également être habilitées à consulter les documents. C’est notamment le cas lorsque l’enquête est menée dans le pays concerné. Toutes les personnes autorisées à consulter les données sont expressément tenues de respecter la confidentialité.

Au sein d’Acino Group, nous disposons d’un accord de transfert de données intra-groupe qui protège les données personnelles transférées au niveau international au sein du groupe et qui est basé sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Nous transférons vos données personnelles à Ethix360, un prestataire de services tiers situé aux États-Unis, que nous utilisons pour exploiter la plateforme en ligne Speak-up. À cette fin, nous avons conclu un accord de traitement des données avec Ethix360 pour garantir la protection des données ainsi que les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les signalements envoyés par la plateforme en ligne Speak up sont stockés dans l’UE par Ethix360.

Acino peut également transférer vos données personnelles à notre avocat ou auditeur externe dans le cadre du traitement de la préoccupation, y compris le signalement de la préoccupation aux autorités compétentes, si nécessaire, et à la police et/ou aux tribunaux en cas d’enquête criminelle ou de procès, aux autorités publiques locales compétentes.

Les membres du conseil d’administration, le représentant légal, le supérieur hiérarchique et le département des ressources humaines de l’employeur ne seront informés de l’identité de la personne incriminée que si les actes répréhensibles sont prouvés, ainsi que de la responsabilité de la personne incriminée, afin que l’employeur prenne les mesures nécessaires à l’égard de la personne incriminée concernée. Le comité d’entreprise sera également informé, si la loi l’exige.

6. Durée de conservation

Acino conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour répondre à nos objectifs d’enquête sur les préoccupations de conformité et de documentation de notre conformité aux lois applicables, à moins qu’Acino ne soit tenue, en vertu de la loi applicable, de conserver vos données personnelles pendant une période plus longue.

Des périodes de conservation différentes s’appliquent si une procédure judiciaire ou des mesures disciplinaires sont engagées.

Les principes généraux sont les suivants : (i) seules les données personnelles pertinentes sont conservées, et (ii) les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour gérer pleinement un signalement (c’est-à-dire comprendre et analyser un signalement, enquêter si nécessaire et résoudre le problème concerné, ce qui peut inclure des actions devant les tribunaux et / ou des actions disciplinaires).

Plus précisément, veuillez noter que :

·         les signalements non pertinents (c.-à-d. hors du champ d’application de la politique de signalement ou non fondés) ou les données personnelles non pertinentes sont archivés immédiatement et supprimés dans un délai de cinq  (5) ans à compter de la clôture de l’enquête ;

·         les signalements pour lesquels aucune procédure judiciaire ou disciplinaire n’est nécessaire sont supprimés dans un délai de cinq  (5) ans à compter de la fin de la phase de vérification / enquête ;

·         les signalements conduisant à une procédure de litige / discipline sont supprimés une fois que tous les délais de prescription ont expiré ;

·         Les enregistrements des appels effectués vers les numéros d’urgence gratuits sont supprimés dans les deux (2) mois suivant la fin de l’enquête.

7. Quels sont les droits dont vous disposez concernant vos données personnelles

7.1 Personne déclarante

La vie privée, les droits et la sécurité de la personne déclarante sont garantis à partir du moment où vous faites un signalement de bonne foi et pendant toute la procédure de signalement.

Si vous êtes le déclarant, vous avez le droit à :

·         Droit à l’information et à l’accès : pour savoir quelles données personnelles Acino détient à votre sujet, obtenir des informations détaillées sur la manière dont vos données sont utilisées et qui y a accès, vous pouvez obtenir une copie de toutes vos données personnelles, obtenir leur correction ou leur rectification si elles sont incorrectes ou incomplètes. Vous pouvez exercer ce droit d’accès et relire votre signalement en vous reconnectant au système Speak Up (en utilisant le numéro de dossier et votre code pin personnel). Il existe certaines exemptions, ce qui signifie que vous ne recevrez pas toujours toutes les données personnelles que nous traitons.

·         Le droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement (à l’utilisation) de vos données personnelles par Acino. Cela signifie concrètement que vous pouvez mettre un terme ou nous empêcher d’utiliser vos données personnelles. Toutefois, il ne s’applique que dans certaines circonstances, et il se peut que nous n’ayons pas besoin de cesser le traitement de vos données personnelles si nous (i) avons des motifs légitimes impérieux de les traiter qui prévalent sur vos droits et libertés, (ii) en avons besoin pour établir, protéger ou défendre nos droits ou (iii) nous conformer à la loi applicable ;

·         Le droit à l’effacement : vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles dans certaines circonstances à condition qu’Acino n’ait pas à les conserver pour des raisons légales ;

·         Le droit à la rectification : vous pouvez également demander à Acino de cesser d’utiliser vos données personnelles jusqu’à clarification (mais pas de les supprimer), si vous estimez que vos données personnelles ont été utilisées en violation de la législation applicable en matière de protection des données. Si vous souhaitez obtenir une rectification, vous pouvez contacter le membre concerné de l’Equipe de conformité via la plateforme Speak-Up. Vous avez le droit de nous demander de rectifier les données personnelles que vous pensez être inexactes. Vous avez également le droit de nous demander de compléter les données personnelles que vous pensez être incomplètes.

·         Droit à la restriction du traitement : vous avez le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.

Si vous utilisez la plateforme Speak up pour faire un signalement, vous devez garder strictement confidentiels et dans un endroit sûr le numéro de dossier et le code pin que vous recevrez de la plateforme en ligne Speak up, car vous en aurez besoin pour le suivi de votre signalement. Ce numéro ne doit en aucun cas être communiqué à d’autres personnes. Ce numéro ne permet pas à Ethix360 ou Acino d’identifier la personne déclarante, il est lié à un signalement et non à un individu.

7.2 Personne incriminée

Si vous êtes la personne incriminée, vous avez le droit à :

·         Droit à l’information et à l’accès : être informé des accusations portées contre vous, dans un délai maximum de 1 mois à compter de la réception d’un signalement. Par exception, lorsque cette notification risque de compromettre gravement l’efficacité de l’enquête, la protection des preuves ou l’ensemble du processus de déclaration, elle doit être fournie dès que ces risques n’existent plus. Lorsque l’accusation est jugée infondée, cela nécessite une analyse au cas par cas.

·         Le droit à l’effacement : exiger la suppression ou la correction de toute donnée personnelle incorrecte vous concernant (vous pourrez exercer ces droits une fois informé des accusations signalées).

·         Le droit d’opposition : vous n’avez pas le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles, sauf si vous démontrez que les faits rapportés sont inexistants ou ne vous concernent pas, ou si les données personnelles concernées sont incorrectes ou inutiles à la résolution du cas.

Si vous êtes la personne incriminée, vous avez le droit à ce que votre réputation, votre vie privée soient protégées et votre identité gardée confidentielle par les personnes chargées de gérer les signalements tant que votre responsabilité n’est pas prouvée. Dans ce contexte, tant que la responsabilité n’est pas prouvée l’identité de la personne incriminée ne peut pas être révélée au supérieur hiérarchique, aux représentants légaux et aux membres du conseil d’administration de l’employeur de la personne incriminée concernée.

7.3 Témoins et autres personnes mentionnés dans les signalements

Si vous êtes un témoin ou toute autre tierce partie mentionnés dans un signalement, vous avez le droit à :

·         Droit à l’information et à l’accès : pour savoir quelles données personnelles Acino détient à votre sujet, obtenir des informations détaillées sur la manière dont vos données sont utilisées et qui y a accès, vous pouvez obtenir une copie de toutes vos données personnelles, obtenir leur correction ou leur rectification si elles sont incorrectes ou incomplètes. De même, pour que votre identité soit protégée et gardée strictement confidentielle par Acino et qu’elle ne soit pas révélée à quiconque sans votre consentement exprès et préalable, à condition que la divulgation de votre identité aux autorités locales ou aux tribunaux ne soit pas exigée par la loi applicable ;

·         Le droit d’opposition : opposition à l’utilisation de vos données personnelles sur la base d’intérêts légitimes ou d’un consentement, pour des raisons liées à votre situation personnelle, et dans ce cas Acino devra les supprimer et cesser de les utiliser sauf si elle a un intérêt légitime prépondérant à les conserver, comme une obligation légale ou la nécessité de protéger l’intérêt vital d’une personne ; Opposition à l’utilisation de vos données personnelles, sur la base de motifs liés à leur situation personnelle qui surchargeraient l’intérêt légitime d’Acino.

·         Le droit à l’effacement : demander la suppression de vos données personnelles à condition qu’Acino n’ait plus besoin de les conserver pour des raisons légales. Vous pouvez également demander à Acino de cesser d’utiliser vos données personnelles (mais pas de les supprimer) jusqu’à clarification devant un tribunal ou une autorité de surveillance, si vous pensez que vos données personnelles ont été utilisées en violation de la loi applicable sur la protection des données.

Le droit de faire une réclamation : toute personne dont les données personnelles sont traitées a le droit de faire une réclamation (y compris le déclarant, la personne incriminée et les témoins ou toute autre personne mentionnée dans les signalements). Pour toute réclamation concernant le traitement de vos données personnelles par Acino, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données à l’échelle du groupe à l’adresse dataprotection@acino.swiss.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons votre réclamation, vous pouvez contacter l’Autorité de protection des données concernée.

8. Informations de contact

Si vous observez ou soupçonnez une violation des lois, des politiques et/ou d’autres obligations d’Acino. Vous devez signaler les préoccupations en termes de conformité par le biais de la ligne Speak-up d’Acino Group.

Si vous avez des questions ou des préoccupations sur la façon dont nous traitons vos données personnelles, veuillez nous contacter par e-mail à dataprotection@acino.swiss concernant vos données personnelles.

9. Modifications de l’Avis de confidentialité

Nous pourrions avoir à modifier cet Avis de confidentialité de temps à autre pour nous assurer qu’il répond aux changements éventuels du processus ou aux lois mises à jour. Toute modification de l’Avis de confidentialité de Speak-up sera dûment communiquée dans notre intranet et sur notre plateforme Speak-up en ligne.

Уведомление о конфиденциальности Speak-Up

Настоящее Уведомление о конфиденциальности Speak-up действует во всех странах, где работает Acino, в соответствии с нашей Политикой информирования о нарушениях.

Каждый сотрудник Acino, стажер, доброволец, практикант, подрядчик, консультант, заявитель, акционер, член руководства, административного или наблюдательного совета, законный представитель, партнер, поставщик, деловой контакт должен прочитать это Уведомление о конфиденциальности Speak-up, прежде чем сообщать о нарушениях.

Важное примечание: Высказывание о проступках, хотя и поощряется компанией Acino, остается полностью добровольным. При желании вы можете высказаться, не упоминая в сообщении своего имени или какой-либо другой информации о себе. Если ваше сообщение содержит личные данные о вас или других лицах, пожалуйста, убедитесь, что оно ограничено только необходимой информацией для понимания или разрешения дела.

О каких проблемах вы можете сообщить?

Вы можете поднять вопрос о соблюдении законодательства, если у вас есть обоснованные подозрения о нарушении законов, политик и/или других обязательств Acino.

Характер проблем, связанных с соблюдением требований, может включать, но не ограничиваться мошенничеством, злоупотреблениями, проблемами окружающей среды, взяточничеством, другими нарушениями закона, а также любые другие вопросы, рассматриваемые в Кодексе поведения Acino. Чтобы помочь в расследовании, тем, кто сообщает о потенциальных нарушениях, рекомендуется представиться; однако по желанию вы можете анонимно и конфиденциально сообщать об этом на сайте. У нас есть отдельные строки для сообщений о защите данных (используйте: dataprotection@acino.swiss) и сообщений о безопасности продукта/нежелательных событиях (использование: pv@acino.swiss). Сотрудникам также рекомендуется обсуждать кадровые вопросы с непосредственным руководителем или сотрудниками отдела кадров.

1. Кто несет ответственность за ваши персональные данные

Acino International AG, Thurgauerstrasse 36/38CH-8050 Цюрих, Швейцария («Acino», «мы», «нас», «наш») в качестве контролера данных будет использовать решение Speak-up Acino для Acino Group, чтобы убедиться, что вы знаете, как заявить о нарушении требований, если вы наблюдаете или подозреваете о правонарушениях и обеспечить основу для устранения серьезных и деликатных проблем, связанных с соблюдением требований, которые могут оказать негативное влияние на бизнес Acino.

Однако Acino International AG и ее региональные подразделения (т. е. работодатель лица, которое сообщает о нарушении и (если они разные) организация Acino, пострадавшая от правонарушений) несут совместную ответственность за сбор и использование персональных данных, когда сообщение централизованно управляется Глобальным отделом по вопросам комплаенса.

2. Персональные данные, которые мы обрабатываем

Ниже вы найдете описание персональных данных, которые мы будем собирать и обрабатывать о вас, а также цель, на основании которой мы обрабатываем персональные данные, когда вы пользуетесь Speak up.

В принципе, Speak-up Acino можно использовать в разрешенных законом пределах, без предоставления ваших персональных данных. Однако вы можете добровольно раскрыть свои персональные данные в процессе использования Speak-up.

Обрабатываемые персональные данные, как правило, ограничиваются:

·         Информацией о личности, местонахождении и контактными данными лица, оставившего сообщение (если в сообщении упоминается такая информация);

·         и лицами, упомянутыми в сообщении, отношениями между Acino и такими лицами;

·         фактами (подозреваемыми или засвидетельствованными);

·         действиями, которые необходимо предпринять/уже предприняты в отношении лиц, упомянутых в сообщении, чтобы либо защитить их, либо прекратить правонарушения.

В принципе, мы не запрашиваем и не обрабатываем какие-либо специальные категории персональных данных (также известные как конфиденциальные персональные данные), например, информацию о расовом и/или этническом происхождении, религиозных и/или идеологических убеждениях, членстве в профсоюзах или сексуальной ориентации. Однако благодаря свободным текстовым полям в форме сообщения такие специальные категории персональных данных могут быть раскрыты вами добровольно.

Просим вас не раскрывать никаких конфиденциальных персональных данных о себе или ком-либо еще, если это не является строго необходимым для того, чтобы мы могли понять или разрешить дело, либо защитить вас.

В целом, персональные данные, обрабатываемые в процессе использования Speak-up, будут ограничены следующими данными:

·         упомянутыми в сообщении, включая любую информацию, доказательства, предоставленные вместе с сообщением или;

·         полученными в результате расследования сообщенных фактов.

В любом случае обрабатываться будут только персональные данные, строго необходимые для понимания, проверки, уточнения и разрешения сообщенных фактов. Персональные данные, упомянутые в необоснованных или выходящих за рамки сообщениях, или которые просто ненужные, будут удалены и не будут рассматриваться, в частности, как конфиденциальные.

3. Цель обработки и правовые основания

Acino обрабатывает персональные данные с целью безопасного и эффективного управления всеми сообщениями о правонарушениях, сделанными в соответствии с политикой отчетности, которая включает в себя:

·         анализ, хранение и последующую обработку отчетов, в том числе исключение нерелевантных отчетов;

·         расследование сообщенных фактов (в соответствующих случаях);

·         необходимые действия для прекращения правонарушений, сохранения доказательств и защиты прав и активов Acino;

·         защита неприкосновенности частной жизни, прав и безопасности сообщающего лица, свидетелей и третьих лиц, упомянутых в сообщении, а также прав обвиняемого.

Обработка персональных данных для управления сообщениями основана на:

·         юридическом обязательстве — предоставлять безопасные каналы отчетности персоналу и деловым контактам. Это юридическое обязательство действует в странах ЕС/ЕЭЗ и основывается на их национальном законодательстве, имплементирующем Директиву ЕС по информированию, а также во многих других странах мира;

·         законном интересе Acino предоставлять возможность нашим сотрудникам и деловым партнерам высказываться и сообщать о нарушениях, чтобы обеспечить законный и соответствующий способ ведения бизнеса.

·         необходимости в крайних случаях защищать жизненно важные интересы сообщающего лица или других лиц;

·         в остальных случаях, когда в сообщении предоставляются конфиденциальные персональные данные, согласие является законным основанием, поскольку сообщение о нарушении является добровольным, как и предоставление любых содержащихся в ней персональных данных. Если нет необходимости для разрешения дела, они будут немедленно удалены.

В странах, использующих исключительно согласие, согласие может быть использовано в качестве правового основания, учитывая, что процедура отчетности является полностью добровольной, и что сотрудники и деловые партнеры должны прочитать это Уведомление о конфиденциальности, прежде чем сообщать о нарушении.

4. Как мы обрабатываем персональные данные

Acino использует стороннего поставщика услуг Ethix360 для нашей онлайн-платформы Speak-up, где размещаются сообщения, и осуществляется управление ими.

5. Безопасность, раскрытие персональных данных и международная передача персональных данных

Acino работает на международном уровне и имеет филиалы в разных странах, в Швейцарии, Европейском Союзе и за их пределами. Сохраненные данные могут обрабатываться только специально уполномоченными лицами в Acino. Насколько это необходимо для достижения цели, специально уполномоченные лица компаний Acino, расположенных в разных регионах, также могут иметь право проверять документы. Это особенно относится к случаям, когда расследование проводится в соответствующей стране. Все лица, уполномоченные проверять данные, прямо обязаны соблюдать конфиденциальность.

В рамках Acino Group действует Внутригрупповое Соглашение о передаче данных, которое защищает персональные данные, передаваемые на международном уровне внутри группы, и основано на Стандартных договорных положениях Европейской комиссии.

Мы передаем ваши персональные данные Ethix360, стороннему поставщику услуг, расположенному в США, которого мы используем для работы онлайн-платформы Speak-up. С этой целью мы заключили соглашение об обработке данных с Ethix360 для обеспечения защиты данных в соответствии со стандартными договорными положениями Европейской комиссии. Сообщения, отправленные через онлайн-платформу Speak up, хранятся в ЕС компанией Ethix360.

Acino также может передавать ваши персональные данные нашему внешнему юристу или аудитору в связи с обработкой проблемы, включая сообщение о проблеме соответствующим органам, если это необходимо, а также полиции и/или судам в случае уголовного расследования или судебного иска, местным компетентным государственным органам.

Члены правления, законный представитель, линейный руководить и отдел кадров работодателя будут проинформированы о личности обвиняемого лица только в том случае, если будут доказаны правонарушения, а также об ответственности обвиняемого лица, чтобы работодатель мог принять любые необходимые меры в отношении соответствующего обвиняемого лица. Производственный совет также будет проинформирован, если это потребуется по закону.

6. Продолжительность хранения

Acino будет хранить ваши персональные данные до тех пор, пока это необходимо для выполнения наших целей по расследованию проблем с соблюдением требований и документированию соблюдения нами применимых законов, если в соответствии с применимым законодательством от Acino не требуется хранить ваши персональные данные в течение более длительного периода.

В случае возбуждения судебного разбирательства или дисциплинарных мер применяются различные сроки хранения.

Общие принципы заключаются в том, что: (i) хранятся только соответствующие персональные данные, и (ii) персональные данные не хранятся дольше, чем необходимо для полного управления сообщениями (т. е. понимания и анализа сообщения, расследования, где это необходимо, и решения соответствующей проблемы, которая может включать обращение в суд и/или дисциплинарные действия).

Точнее, обратите внимание, что:

·         нерелевантные сообщения (т. е. выходящие за рамки политики отчетности или необоснованные) или нерелевантные персональные данные немедленно архивируются и удаляются в течение  пяти ( 5) лет с момента завершения расследования;

·         сообщения, в отношении которых не требуется никаких судебных или дисциплинарных процедур, удаляются в течение пяти (5) лет с момента окончания этапа проверки/расследования;

·         сообщения, приводящие к судебному разбирательству/дисциплинарной процедуре, удаляются по истечении всех сроков исковой давности;

·         Записи звонков, сделанных на бесплатные номера горячей линии, удаляются в течение двух (2) месяцев с момента завершения расследования.

7. Какие права у вас есть в отношении ваших персональных данных

7.1 Сообщающее лицо

Конфиденциальность, права и безопасность сообщающего лица обеспечиваются с момента добросовестного сообщения и в течение всей процедуры сообщения.

Если вы составитель сообщения, вы имеете право на:

·         Право на информацию и доступ – чтобы узнать, какие персональные данные Acino хранит о вас, получить подробную информацию о том, как используются ваши данные и у кого есть к ним доступ, вы можете получить копию всех ваших персональных данных, добиться их исправления или уточнения в случае их неточности или неполноты. Вы можете воспользоваться этим правом доступа и еще раз прочитать своё сообщение, снова войдя в систему Speak up (используя номер обращения и свой личный pin-код). Существуют некоторые исключения, что означает, что вы не всегда можете получать все персональные данные, которые мы обрабатываем.

·         Право на возражение – у вас есть право возражать против обработки (использования) Acino ваших персональных данных. Это фактически означает, что вы можете остановить или запретить нам использовать ваши персональные данные. Однако это применимо только при определенных обстоятельствах, и нам может не понадобиться прекращать обработку ваших персональных данных, если у нас (i) есть веские законные основания для их обработки, которые преобладают над вашими правами и свободами, (ii) это необходимо для установления, защиты или отстаивания наших прав, или (iii) для соблюдения применимого законодательства;

·         Право на удаление — вы имеете право попросить нас удалить ваши личные данные при определенных обстоятельствах при условии, что Acino не обязана хранить их по юридическим причинам;

·         Право на исправление — вы также можете попросить Acino прекратить использование ваших персональных данных до получения разъяснений (но не удалять их), если вы считаете, что ваши персональные данные были использованы нарушая применимое законодательство о защите данных. Если вы хотите получить какие-либо исправления, вы можете связаться с соответствующим членом группы по соблюдению требований через платформу Speak-up. Вы имеете право попросить нас исправить персональные данные, которые, по вашему мнению, являются неточными. Вы также имеете право попросить нас заполнить персональные данные, которые, по вашему мнению, являются неполными.

·         Право на ограничение обработки — вы имеете право попросить нас ограничить обработку ваших персональных данных при определенных обстоятельствах.

Если вы используете платформу Speak up для сообщения, вы должны хранить строго конфиденциально и в надежном месте номер обращения и PIN-код, которые вы получите от онлайн-платформы, поскольку они понадобятся вам для отслеживания вашего сообщения. Этот номер ни в коем случае нельзя передавать другим лицам. Этот номер не позволяет Ethix360 или Acino идентифицировать сообщившего, он относится к сообщению, а не к физическому лицу.

7.2 Обвиняемое лицо

Если вы являетесь обвиняемым лицом, вы имеете право на:

·         Право на информацию и доступ – у вас есть право получать информацию о выдвинутых против вас обвинениях в течение максимум 1 месяца с момента получения сообщения. В порядке исключения, когда такое уведомление может серьезно поставить под угрозу эффективность расследования, защиту доказательств или весь процесс сообщения, оно должно быть предоставлено, как только эти риски больше не существуют. Когда обвинение будет признано необоснованным, потребуется проведение анализа каждого конкретного случая.

·         Право на удаление – у вас есть право требовать удаления или исправления любых неверных персональных данных о вас (вы сможете воспользоваться этими правами, как только будете проинформированы о сообщенных обвинениях).

·         Право на возражение – вы не имеете права возражать против использования ваших персональных данных, за исключением случаев, когда вы докажете, что сообщенные факты отсутствуют или не касаются вас, или если соответствующие персональные данные неверны или не нужны для разрешения дела.

Если вы являетесь обвиняемым лицом, вы имеете право на защиту своей репутации, неприкосновенности частной жизни и сохранение личных данных в тайне лицами, ответственными за управление сообщениями, до тех пор, пока ваша ответственность не будет доказана. В этом контексте личность обвиняемого не может быть раскрыта линейному руководителю, законным представителям и членам правления работодателя соответствующего обвиняемого лица, пока не будет доказана его ответственность.

7.3 Свидетели и любые другие лица, упомянутые в сообщениях

Если вы являетесь свидетелем или другой третьей стороной, упомянутой в сообщении, вы имеете право:

·         Право на информацию и доступ – чтобы узнать, какие персональные данные Acino хранит о вас, получить подробную информацию о том, как используются ваши данные и у кого есть к ним доступ, вы можете получить копию всех ваших персональных данных, добиться их исправления или уточнения в случае их неточности или неполноты. Кроме того, Acino защищает и сохраняет вашу личность в строгой конфиденциальности и не раскрывает ее кому-либо без вашего явного предварительного согласия, при условии, что раскрытие вашей личности местным властям или судам не требуется в соответствии с применимым законодательством;

·         Право на возражение – возражать против использования ваших персональных данных на основании законных интересов или согласия, по причинам, связанным с вашей личной ситуацией, и в этом случае Acino будет вынужден удалить и прекратить их использование, за исключением случаев, когда у него есть преобладающий законный интерес сохранить их, как юридическое обязательство или необходимость для защиты жизненно важных интересов кого-либо; Возражать против использования ваших персональных данных на основаниях, связанных с их личной ситуацией, которые перевесили бы законные интересы Acino.

·         Право на удаление – запросите удаление ваших персональных данных при условии, что Acino больше не нужно их хранить по юридическим причинам. Вы также можете попросить Acino прекратить использование ваших персональных данных (но не удалять их) до получения разъяснений в суде или надзорном органе, если вы считаете, что ваши персональные данные были использованы в нарушение применимого закона о защите данных.

Право на жалобу – любой человек, чьи персональные данные обрабатываются, имеет право на жалобу (включая докладчика, обвиняемого и свидетелей или любое другое лицо, упомянутое в сообщениях). Если у вас есть какие-либо жалобы на обработку ваших персональных данных Acino, пожалуйста, свяжитесь с нашим сотрудником по защите персональных данных группы по адресу: dataprotection@acino.swiss.

Если вы недовольны тем, как мы рассматриваем вашу жалобу, вы можете обратиться в соответствующий орган по защите данных.

8. Контактная информация

Если вы заметили или подозреваете о нарушении законов, политик и/или других обязательств Acino. Вы должны сообщить о проблемах с соблюдением требований через линию Speak-up Acino Group.

Если у вас есть какие-либо вопросы или сомнения о том, как мы обрабатываем ваши персональные данные, пожалуйста, свяжитесь с нами по электронной почте: dataprotection@acino.swiss в отношении ваших персональных данных.

9. Изменения в Уведомлении о конфиденциальности

Нам может понадобиться время от времени вносить изменения в это Уведомление о конфиденциальности, чтобы убедиться, что оно соответствует возможным изменениям в процессе или обновленным законам. Любые изменения в Уведомлении о конфиденциальности Speak up будут должным образом сообщены в нашей интранет-сети и онлайн-платформе Speak up.

Speak-Up Hattı Gizlilik Bildirimi

Bu Speak-up Gizlilik Bildirimi, İhbar Politikamıza uygun olarak Acino’nun faaliyet gösterdiği tüm ülkelerde geçerlidir.

Her Acino çalışanı, stajyeri, gönüllüsü, çırağı, yüklenicisi, danışmanı, başvuru sahibi, hissedarı, yönetim, idari veya denetleme kurulu üyesi, yasal temsilcisi, ortağı, tedarikçisi, iş bağlantısı, yanlışları bildirmeden önce bu Speak-up Gizlilik Bildirimini okumalıdır.

Önemli not: Acino tarafından teşvik edilmesine rağmen, yanlış davranışlar hakkında konuşmak tamamen gönüllülük esasına dayanmaktadır. Dilerseniz raporda adınızdan veya kendinizle ilgili başka herhangi bir bilgiden bahsetmeden de konuşabilirsiniz. Raporunuz kendinize veya başkalarına ait kişisel veriler içeriyorsa, lütfen bunların vakayı anlamak veya çözmek için gerekli olanlarla sınırlı olduğundan emin olun.

Hangi endişelerinizi dile getirebilirsiniz?

Yasaların, politikaların ve/veya diğer Acino yükümlülüklerinin ihlal edildiğinden makul ölçüde şüpheleniyorsanız bir uyumluluk endişesini dile getirebilirsiniz.

Uyum endişelerinin niteliği dolandırıcılık, suistimal, çevre sorunları, rüşvet, diğer yasa ihlalleri veya Acino Davranış Kurallarında ele alınan diğer konuları içerebilir ancak bunlarla sınırlı değildir. Soruşturmaya yardımcı olmak için, olası ihlalleri bildirenlerin kendilerini tanıtmaları teşvik edilir; ancak, isterseniz bu sitede güvenle isimsiz olarak bildirimde bulunabilirsiniz. Veri koruma raporları (kullanım: dataprotection@acino.swiss) ve ürün güvenliği/advers olay raporları (kullanım: pv@acino.swiss) için ayrı hatlarımız bulunmaktadır. Çalışanlar ayrıca İK ile ilgili sorunları bölüm müdürüne veya İK ekibine iletmeye teşvik edilmektedir.

1. Kişisel verilerinizden kim sorumludur

Acino International AG, Thurgauerstrasse 36/38CH-8050 Zürih, İsviçre (“Acino”, “biz”, “bize”, “bizim”) veri denetleyicisi olarak Acino Grubu için Acino’nun Speak-up çözümünü işletecek ve bir yanlışlık gözlemlediğinizde veya şüphelendiğinizde bir uyum endişesini nasıl dile getireceğinizi bilmenizi sağlayacak ve Acino’nun işi üzerinde olumsuz bir etkisi olabilecek ciddi ve hassas uyum endişeleri için bir düzeltme çerçevesi sağlayacaktır.

Ancak, raporun Global Uyum tarafından merkezi olarak yönetildiği durumlarda, Acino International AG ve bölgesel kuruluşları (yani rapor eden kişinin işvereni ve (farklıysa) yanlış davranışlardan etkilenen Acino kuruluşu) kişisel verilerin toplanması ve kullanılmasından müştereken sorumludur.

2. İşlediğimiz kişisel veriler

Aşağıda, Speak-up hattını kullandığınızda hakkınızda toplayacağımız ve işleyeceğimiz kişisel verilerin bir açıklamasını ve kişisel verileri hangi amaçla işlediğimizi bulacaksınız.

Prensip olarak, Acino Speak-up hattı, yasaların izin verdiği ölçüde, kişisel verilerinizi vermeden kullanılabilir. Bununla birlikte, Speak up sürecinin bir parçası olarak kişisel verilerinizi gönüllü olarak ifşa edebilirsiniz.

İşlenen Kişisel veriler genellikle aşağıdakilerle sınırlı olacaktır:

·         Rapor eden kişinin kimliği, yeri ve iletişim bilgileri (raporda bu bilgilerden bahsediliyorsa);

·         Raporda adı geçen kişiler, Acino ve bu kişiler arasındaki ilişki;

·         Olgular (şüphelenilen veya tanık olunan);

·         Raporda adı geçen kişilerle ilgili olarak onları korumak ve/veya yanlışları durdurmak için alınacak/alınmış olan önlemler.

Prensip olarak, ırk ve/veya etnik köken, dini ve/veya ideolojik kanaatler, sendika üyeliği veya cinsel yönelim bilgileri gibi özel kategorilerdeki kişisel verileri (hassas kişisel veriler olarak da bilinir) talep etmiyor veya işlemiyoruz. Bununla birlikte, rapor formundaki serbest metin alanları nedeniyle, bu tür özel kişisel veri kategorileri sizin tarafınızdan gönüllü olarak ifşa edilebilir.

Vakayı anlamamız veya çözüme kavuşturmamız ya da sizi korumamız için kesinlikle gerekli değilse, lütfen kendiniz veya bir başkası hakkındaki hassas kişisel verileri ifşa etmeyin.

Genel olarak, Speak-up prosedürü bağlamında işlenen kişisel veriler şunlarla sınırlı olacaktır:

·         Raporlarda bahsedilen herhangi bir bilgi, raporla birlikte sağlanan kanıt veya

·         bildirilen olgular hakkındaki soruşturmalardan kaynaklanmaktadır.

Her durumda, yalnızca bildirilen olguları anlamak, doğrulamak, açıklığa kavuşturmak ve çözmek için kesinlikle gerekli olan kişisel veriler işlenecektir. Asılsız veya kapsam dışı raporlarda belirtilen veya sadece gerekli olmayan kişisel veriler silinecek ve özellikle hassas olmaları halinde dikkate alınmayacaktır.

3. İşlemenin amacı ve yasal dayanaklar

Acino, kişisel verileri, raporlama politikası kapsamında yapılan ve aşağıda sayacağımız tüm yanlış davranış bildirimlerini güvenli ve verimli bir şekilde yönetmek için işler:

·         İlgisiz raporların hariç tutulması da dahil olmak üzere raporların analizi, saklanması ve takibi;

·         Bildirilen olguların araştırılması (ilgili olduğu durumlarda);

·         Yanlışları durdurmak, kanıtları korumak ve Acino’nun haklarını ve varlıklarını savunmak için gerekli eylemler;

·         Suçlanan kişinin haklarının yanı sıra ihbarda bulunan kişinin, tanıkların ve ihbarda adı geçen üçüncü tarafların mahremiyetini, haklarını ve güvenliğini korumak.

Raporların yönetimi için Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdakiler esas alınır:

·         Yasal bir zorunluluk – personele ve iş bağlantılarına güvenli raporlama kanalları sağlamak. Bu yasal zorunluluk, AB/AEA içinde, İhbarcılıkla ilgili AB Direktifini uygulayan ulusal mevzuatlarına dayalı olarak ve dünyadaki diğer birçok ülkede mevcuttur;

·         Acino’nun yasalara uygun ve mevzuata uyumlu bir şekilde iş yapmasını sağlamak için personelimize ve iş bağlantılarımıza yanlışları dile getirme ve bildirme imkanı vermek için meşru bir menfaat.

·         Aşırı durumlarda, ihbarda bulunan kişinin veya diğer kişilerin hayati çıkarlarını koruma gerekliliği;

·         Bir raporda özel nitelikli kişisel verilerin sağlandığı kalan durumlarda, raporlama gönüllü olduğu gibi, buradaki herhangi bir kişisel verinin sağlanması da gönüllü olduğundan, yasal zemin kişilerin rızasıdır. Vakanın çözümü için gerekli değilse, derhal silinecektir.

Yalnızca rızaya dayanan ülkelerde, raporlama prosedürünün tamamen gönüllülük esasına dayandığı ve çalışanların ve iş bağlantılarının raporlamadan önce bu Gizlilik Bildirimini okuması gerektiği göz önünde bulundurulduğunda, rıza yasal dayanak olarak kullanılabilir.

4. Kişisel verileri nasıl işliyoruz

Acino, raporların barındırıldığı ve yönetildiği çevrimiçi Speak-up platformumuz için üçüncü taraf bir hizmet sağlayıcı olan Ethix360’ı kullanmaktadır.

5. Güvenlik, kişisel verilerin ifşası ve kişisel verilerin uluslararası aktarımı

Acino uluslararası alanda faaliyet göstermektedir ve İsviçre ve Avrupa Birliği içinde ve dışında çeşitli ülkelerde lokasyonları bulunmaktadır. Saklanan veriler yalnızca Acino bünyesinde özel olarak yetkilendirilmiş kişiler tarafından işlenebilir. Amacın yerine getirilmesi için gerekli olduğu ölçüde, Acino şirketlerinin çeşitli bölgelerde bulunan özel yetkili kişileri de belgeleri inceleme hakkına sahip olabilir. Bu durum özellikle soruşturmanın ilgili ülkede yürütüldüğü hallerde geçerlidir. Verileri incelemeye yetkili tüm kişiler açıkça gizliliği korumakla yükümlüdür.

Acino grubu içinde, grup içinde uluslararası olarak aktarılan kişisel verileri koruyan ve Avrupa Komisyonu’nun Standart Sözleşme Maddelerine dayanan bir Grup İçi Veri Aktarım Sözleşmemiz bulunmaktadır.

Kişisel verilerinizi, Speak-up çevrimiçi platformunu işletmek için kullandığımız ABD’de bulunan üçüncü taraf bir hizmet sağlayıcı olan Ethix360’a aktarıyoruz. Bu amaçla, Avrupa Komisyonu’nun standart sözleşme maddeleriyle birlikte veri korumasını sağlamak için Ethix360 ile veri işleme anlaşması imzaladık. Speak up çevrimiçi platformu aracılığıyla gönderilen raporlar Ethix360 tarafından AB içinde saklanır.

Acino ayrıca kişisel verilerinizi, gerektiğinde ilgili makamlara ve cezai soruşturma veya dava durumunda polise ve/veya mahkemelere, yerel yetkili kamu makamlarına bildirmek de dahil olmak üzere, endişenin işlenmesiyle bağlantılı olarak harici avukatımıza veya denetçimize aktarabilir.

İşverenin ilgili suçlanan kişiye yönelik gerekli önlemleri alabilmesi için, yönetim kurulu üyeleri, yasal temsilci, bölüm müdürü ve işverenin İK departmanı, suçlanan kişinin kimliği ve suçlanan kişinin sorumluluğunun kanıtlanması halinde bilgilendirilecektir. Yasal olarak gerekli olması halinde, çalışma konseyi de bilgilendirilecektir.

6. Depolama süresi

Acino, yürürlükteki yasalar uyarınca kişisel verilerinizi daha uzun bir süre saklaması gerekmedikçe, kişisel verilerinizi uyumluluk endişelerini araştırma ve yürürlükteki yasalara uygunluğumuzu belgeleme amaçlarımızı yerine getirmek için gerekli olduğu sürece saklayacaktır.

Yasal işlemlerin veya disiplin tedbirlerinin başlatılması halinde farklı saklama süreleri uygulanır.

Genel ilkeler şunlardır: (i) yalnızca ilgili kişisel veriler saklanır ve (ii) kişisel veriler bir raporu tam olarak yönetmek için gerekenden daha uzun süre saklanmaz (yani, bir raporu anlamak ve analiz etmek, gerektiğinde araştırmak ve ilgili sorunu çözmek, mahkemeler nezdindeki eylemleri ve/veya disiplin işlemlerini içerebilir).

Daha açık ifade etmek gerekirse, aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır:

·         Konu dışı içerikteki raporlamalar (yani raporlama politikası kapsamı dışında veya asılsız) veya ilgisiz kişisel veriler derhal arşivlenir ve soruşturmanın kapanmasından itibaren beş ( 5 ) yıl içinde silinir;

·         Herhangi bir adli veya disiplin prosedürüne gerek duyulmayan raporlamalar, doğrulama/soruşturma aşamasının bitiminden itibaren beş ( 5 ) yıl içinde silinir;

·         Bir dava/disiplin prosedürüne yol açan raporlamalar, tüm zaman aşımı süreleri dolduktan sonra silinir;

Ücretsiz yardım hattı numaralarına yapılan aramaların kayıtları, soruşturmanın tamamlanmasından itibaren iki (2) ay içinde silinir.

7. Kişisel verilerinizle ilgili hangi haklara sahipsiniz

7.1 Raporlayan kişi

İhbarda bulunan kişinin gizliliği, hakları ve güvenliği, iyi niyetle ihbarda bulunduğunuz andan itibaren ve tüm ihbar prosedürü boyunca güvence altına alınır.

Eğer raporlayan kişi sizseniz, şu haklara sahipsiniz:

·         Bilgi edinme ve erişim hakkı – Acino’nun hakkınızda hangi kişisel verileri tuttuğunu bilmek, verilerinizin nasıl kullanıldığı ve bunlara kimin erişimi olduğu hakkında ayrıntılı bilgi edinmek, tüm kişisel verilerinizin bir kopyasını almak, yanlış veya eksikse düzeltilmesini veya düzeltilmesini talep edebilirsiniz. Speak Up sistemine tekrar giriş yaparak (vaka numarası ve kişisel pin kodunuzu kullanarak) bu erişim hakkınızı kullanabilir ve raporunuzu tekrar okuyabilirsiniz. Bazı istisnalar vardır, bu da işlediğimiz tüm kişisel verileri her zaman alamayabileceğiniz anlamına gelir.

·         İtiraz hakkı – Acino’nun kişisel verilerinizi işlemesine (kullanmasına) itiraz etme hakkına sahipsiniz. Bu, etkin bir şekilde kişisel verilerinizi kullanmamızı durdurabileceğiniz veya engelleyebileceğiniz anlamına gelir. Ancak, bu yalnızca belirli durumlarda geçerlidir ve (i) haklarınızı ve özgürlüklerinizi geçersiz kılan zorlayıcı meşru gerekçelerimiz varsa, (ii) haklarımızı tesis etmek, korumak veya savunmak için buna ihtiyacımız varsa veya (iii) yürürlükteki yasalara uyuyorsak kişisel verilerinizin işlenmesini durdurmamız gerekmeyebilir;

·         Silme hakkı – Acino’nun yasal nedenlerle saklamak zorunda olmaması koşuluyla, belirli durumlarda kişisel verilerinizi silmemizi isteme hakkına sahipsiniz;

·         Düzeltme hakkı – kişisel verilerinizin geçerli veri koruma yasasına aykırı olarak kullanıldığını düşünüyorsanız, Acino’dan kişisel verilerinizi açıklığa kavuşturana kadar kullanmayı durdurmasını (ancak silmemesini) talep edebilirsiniz. Herhangi bir düzeltme almak istiyorsanız, Speak-Up platformu üzerinden Uyum ekibinin ilgili üyesiyle iletişime geçebilirsiniz. Yanlış olduğunu düşündüğünüz kişisel verilerinizi düzeltmemizi isteme hakkına sahipsiniz. Ayrıca, eksik olduğunu düşündüğünüz kişisel verileri tamamlamamızı isteme hakkına da sahipsiniz.

·         İşlemenin kısıtlanması hakkı – belirli durumlarda bizden kişisel verilerinizin işlenmesini kısıtlamamızı isteme hakkına sahipsiniz.

Bildirimde bulunmak için Speak up platformunu kullanıyorsanız, Speak up çevrimiçi platformundan alacağınız vaka numarasını ve pini kesinlikle gizli tutmalı ve güvenli bir yerde saklamalısınız, çünkü raporunuzu takip etmek için bunlara ihtiyacınız olacaktır. Bu numara hiçbir şekilde başkalarıyla paylaşılmamalıdır. Bu numara Ethix360 veya Acino’nun rapor eden kişiyi tanımlamasını sağlamaz, bir bireyle değil bir raporla ilgilidir.

7.2 Suçlanan kişi

Eğer suçlanan kişi sizseniz, şu haklara sahipsiniz:

·         Bilgi edinme ve erişim hakkı – bir raporun alınmasından itibaren en geç 1 ay içinde hakkınızda bildirilen suçlamalar hakkında bilgilendirilmek. İstisnai olarak, böyle bir bildirimin soruşturmanın etkinliğini, delillerin korunmasını veya tüm raporlama sürecini ciddi şekilde tehlikeye atabileceği durumlarda, bu riskler ortadan kalkar kalkmaz bildirimde bulunulmalıdır. Suçlamanın asılsız olduğu tespit edildiğinde, vaka bazında bir analiz gerekecektir.

·         Silme hakkı – hakkınızdaki yanlış kişisel verilerin silinmesini veya düzeltilmesini talep edin (bildirilen suçlamalar hakkında bilgilendirildikten sonra bu haklarınızı kullanabileceksiniz).

·         İtiraz hakkı – bildirilen olguların var olmadığını veya sizi ilgilendirmediğini göstermeniz veya ilgili kişisel verilerin yanlış veya vakanın çözümü için gereksiz olması dışında kişisel verilerinizin kullanımına itiraz etme hakkınız yoktur.

Suçlanan kişi sizseniz, sorumluluğunuz kanıtlanmadığı sürece, raporları yönetmekle görevli kişiler tarafından itibarınızın, mahremiyetinizin korunması ve kimliğinizin gizli tutulması hakkına sahipsiniz. Bu bağlamda, suçlanan kişinin kimliği, sorumluluğu kanıtlanmadığı sürece, ilgili suçlanan kişinin işvereninin bölüm müdürüne, yasal temsilcilerine ve yönetim kurulu üyelerine açıklanamaz.

7.3 Tanıklar ve raporlarda adı geçen diğer kişiler

Bir raporda adı geçen bir tanık veya başka bir üçüncü taraf iseniz, aşağıdaki haklara sahipsiniz:

·         Bilgi edinme ve erişim hakkı – Acino’nun hakkınızda hangi kişisel verileri tuttuğunu bilmek, verilerinizin nasıl kullanıldığı ve bunlara kimin erişimi olduğu hakkında ayrıntılı bilgi edinmek, tüm kişisel verilerinizin bir kopyasını almak, yanlış veya eksikse düzeltilmesini veya düzeltilmesini talep edebilirsiniz. Ayrıca, kimliğinizin Acino tarafından korunmasını ve kesinlikle gizli tutulmasını ve kimliğinizin yerel makamlara veya mahkemelere ifşa edilmesinin yürürlükteki yasalarca gerekli olmaması koşuluyla, önceden açık izniniz olmadan kimseye ifşa edilmemesini sağlamak;

·         İtiraz etme hakkı – kişisel durumunuzla bağlantılı nedenlerle meşru menfaatlere veya rızaya dayalı olarak kişisel verilerinizin kullanımına itiraz etmek ki bu durumda Acino, yasal bir zorunluluk veya birinin hayati çıkarını koruma gerekliliği olarak saklamak için ağır basan meşru bir menfaati olması dışında, bunları silmek ve kullanmayı durdurmak zorunda kalacaktır. Acino’nun meşru menfaatini aşacak kişisel durumlarıyla bağlantılı gerekçelere dayanarak kişisel verilerinizin kullanımına itiraz etmek.

·         Silme hakkı – Acino’nun yasal nedenlerle artık saklamasına gerek olmaması koşuluyla kişisel verilerinizin silinmesini talep etmek. Ayrıca, kişisel verilerinizin yürürlükteki veri koruma yasasını ihlal edecek şekilde kullanıldığını düşünüyorsanız, Acino’dan bir mahkeme veya denetleyici makam önünde açıklama yapılana kadar kişisel verilerinizi kullanmayı durdurmasını (ancak silmemesini) talep edebilirsiniz.

Şikayet hakkı – kişisel verileri işlenen herkes şikayet hakkına sahiptir (raportör, suçlanan kişi ve tanıklar veya raporlarda adı geçen diğer kişiler dahil). Acino’nun kişisel verilerinizi işlemesiyle ilgili herhangi bir şikayetiniz varsa, lütfen dataprotection@acino.swiss adresinden Grup Veri Koruma görevlimizle iletişime geçin.

Şikayetinizi ele alma şeklimizden memnun değilseniz, ilgili Veri Koruma Kurumu ile iletişime geçebilirsiniz.

8. İletişim bilgileri

Yasaların, politikaların ve/veya diğer Acino yükümlülüklerinin ihlal edildiğini gözlemler veya bundan şüphelenirseniz. Uygunluk endişelerinizi Acino Group Speak-up hattı aracılığıyla bildirmelisiniz.

Kişisel verilerinizi nasıl işlediğimiz hakkında herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, kişisel verilerinizle ilgili olarak lütfen bizimle e-posta yoluyla iletişime geçin: dataprotection@acino.swiss.

9. Gizlilik Bildirimindeki Değişiklikler

Süreçteki olası değişiklikleri veya güncellenen yasaları karşıladığından emin olmak için bu Gizlilik Bildirimini zaman zaman değiştirmemiz gerekebilir. Speak-up Gizlilik Bildiriminde yapılacak herhangi bir değişiklik intranetimizde ve çevrimiçi Speak-up platformumuzda usulüne uygun olarak duyurulacaktır.

Повідомлення про конфіденційність Speak-Up

Це повідомлення про конфіденційність Speak-up застосовується у всіх країнах, де працює Acino, відповідно до нашої Політики Інформування про порушення.

Кожен співробітник Acino, стажист, доброволець, практикант, підрядник, консультант, заявник, акціонер, член правління, член адміністративної або наглядової ради, законний представник, партнер, постачальник, або діловий контакт має прочитати це Повідомлення про конфіденційність, перш ніж повідомляти про порушення.

Важлива примітка: Висловлювання про проступки, хоч і заохочуються компанією Acino, залишаються суто добровільною справою. За бажанням, ви можете висловитися, не згадуючи в повідомленні свого імені або будь-якої іншої особистої інформації. Якщо ваше повідомлення містить особисті дані про вас або інших осіб, будь ласка, переконайтеся, що воно обмежене лише необхідними даними для розуміння або вирішення справи.

Про які проблеми ви можете повідомити?

Ви можете заявити про порушення вимог законодавства, якщо у вас є обґрунтовані підозри в порушенні закону, політики та/або інших зобов’язань Acino.

Характер проблем, пов’язаних із дотриманням вимог, може включати, але не обмежуватися шахрайством, зловживаннями, екологічними проблемами, хабарництвом, іншими порушеннями закону або будь-якими іншими питаннями, що розглядаються в Кодексі поведінки Acino. Щоб допомогти в розслідуванні, тим, хто повідомляє про потенційні порушення, рекомендується ідентифікувати себе; однак ви можете з впевненістю та анонімно повідомляти про це на сайті, якщо забажаєте. У нас є окремі поля для повідомлень про захист даних (використовуйте: dataprotection@acino.swiss) та повідомлення про безпеку продукту / небажані явища (використовуйте: pv@acino.swiss). Співробітникам також рекомендується обговорювати кадрові питання з безпосереднім керівником або співробітниками відділу кадрів.

1. Хто несе відповідальність за ваші персональні дані

Acino International AG, Thurgauerstrasse 36/38CH-8050 Цюрих, Швейцарія («Acino», «ми», «нас», «наш») як контролер даних використовуватиме рішення Speak-up Acino для Acino Group, щоб переконатися, що ви знаєте, як заявити про порушення вимог, якщо ви спостерігаєте або підозрюєте правопорушення і забезпечити основу для усунення серйозних та чутливих проблем, пов’язаних із дотриманням вимог, які можуть спричинити негативний вплив на бізнес Acino.

Однак Acino International AG та її регіональні підрозділи (тобто роботодавець особи, що повідомляє про порушення та (якщо вони різні) організація Acino, що постраждала від правопорушень) несуть спільну відповідальність за збір і використання персональних даних, коли повідомлення централізовано керується Глобальним відділом з питань комплаєнсу.

2. Персональні дані, які ми обробляємо

Нижче ви знайдете перелік персональних даних, які ми будемо збирати та обробляти про вас, а також мету, на підставі якої ми обробляємо персональні дані, коли ви використовуєте Speak-up.

У принципі, Speak-up Acino можна користуватися в межах, дозволених законодавством, без надання ваших персональних даних. Однак ви можете добровільно розкрити свої персональні дані в процесі використання Speak up.

Оброблювані персональні дані, як правило, обмежуються:

·         Інформацією про особу, місцеперебування та контактними даними особи, яка залишила повідомлення (якщо в повідомленні згадується така інформація);

·         і особами, згаданими в повідомленні, відносинами між Acino і цими особами;

·         фактами (підозрюваними або засвідченими);

·         діями, яких необхідно вжити/вже вжито щодо осіб, згаданих у повідомленні, щоб або захистити їх та/або припинити правопорушення.

У принципі, ми не запитуємо та не обробляємо будь-які спеціальні категорії персональних даних (також відомі як конфіденційні персональні дані), наприклад, інформацію про расове та/або етнічне походження, релігійні та/або ідеологічні переконання, членство в профспілках або сексуальну орієнтацію. Однак через вільні текстові поля у формі повідомлення такі спеціальні категорії персональних даних можуть бути розкриті вами добровільно.

Просимо вас не розкривати ніяких конфіденційних персональних даних про себе або кого-небудь ще, якщо це не є критично необхідним для нас, щоб зрозуміти, або вирішити справу, або захистити вас.

Загалом, персональні дані, що обробляються в процесі використання Speak-up, будуть обмежені лише тими що:

·         згадані в повідомленнях, включно з будь-якою інформацією, доказами, наданими разом із повідомленням або;

·         є результатом розслідування з приводу повідомлених фактів.

У будь-якому випадку, будуть оброблятися тільки персональні дані, критично необхідні для розуміння, перевірки, уточнення і вирішення повідомлених фактів. Персональні дані, згадані в необґрунтованих повідомленнях, або таких що виходять за рамки, або які просто не є необхідними, будуть видалені та не будуть розглядатися, зокрема, якщо вони конфіденційні.

3. Мета обробки та правові підстави

Acino обробляє персональні дані з метою безпечного та ефективного управління всіма повідомленнями про правопорушення, зробленими відповідно до політики звітності, яка містить у собі:

·         аналіз, зберігання та подальшу обробку повідомлень, у тому числі виключення нерелевантних звітів;

·         розслідування повідомлених фактів (у відповідних випадках);

·         необхідні дії для припинення правопорушень, збереження доказів та захист прав та активів Acino;

·         захист приватного життя, прав і безпеки особи, що повідомляє про порушення, свідків і третіх осіб, згаданих у повідомленні, а також прав обвинуваченого.

Обробка персональних даних для управління повідомленнями базується на:

·         юридичному зобов’язанні — надавати безпечні канали звітності для персоналу та ділових контактів. Це юридичне зобов’язання діє в країнах ЄС/ЄЕЗ та ґрунтується на їхньому національному законодавстві, що імплементує Директиву ЄС щодо інформування, а також у багатьох інших країнах світу;

·         законному інтересі Acino надавати можливість нашим співробітникам і діловим партнерам висловлюватися й повідомляти про порушення, щоб забезпечити законний і відповідний спосіб ведення бізнесу.

·         необхідності в крайніх випадках захищати життєво важливі інтереси особи, що повідомляє про порушення, або інших осіб;

·         в інших випадках, коли в повідомленні надаються конфіденційні персональні дані, згода є законною підставою, оскільки повідомлення про порушення є добровільним, як і надання будь-яких персональних даних, що згадуються. Якщо вони не є необхідними для вирішення справи, дані буде негайно видалено.

У країнах, що використовують виключно згоду, згода може бути використана як юридична підстава, з огляду на те, що процедура повідомлення про порушення є повністю добровільною, і що співробітники та ділові партнери мають прочитати це повідомлення про конфіденційність, перш ніж залишати повідомлення про порушення.

4. Як ми обробляємо персональні дані

Acino використовує стороннього постачальника послуг Ethix360 для нашої онлайн-платформи Speak-up, де розміщуються повідомлення та здійснюється управління ними.

5. Безпека, розкриття персональних даних та міжнародна передача персональних даних

Acino працює на міжнародному рівні й має філії в різних країнах, у Швейцарії, Європейському Союзі та за їхніми межами. Збережені дані можуть оброблятися тільки спеціально уповноваженими особами в Acino. Наскільки це необхідно для досягнення мети, спеціально уповноважені особи компаній Acino, розташованих у різних регіонах, також можуть мати право перевіряти документи. Це особливо стосується випадків, коли розслідування проводиться у відповідній країні. Усі особи, уповноважені перевіряти дані, прямо зобов’язані дотримуватися конфіденційності.

У рамках Acino Group діє Внутрішньогрупова Угода про передачу даних, яка захищає персональні дані, що передаються на міжнародному рівні всередині групи, і базується на Стандартних договірних положеннях Європейської комісії.

Ми передаємо Ваші персональні дані Ethix360, сторонньому постачальнику послуг, розташованому в США, якого ми використовуємо для роботи онлайн-платформи Speak up. З цією метою ми уклали угоду про обробку даних з Ethix360 для забезпечення захисту даних відповідно до Стандартних договірних положень Європейської комісії. Повідомлення, надіслані через онлайн-платформу Speak-up, зберігаються в ЄС компанією Ethix360.

Acino також може передавати Ваші персональні дані нашому зовнішньому юристу або аудитору у зв’язку з обробкою проблеми, включно з повідомленням про проблему відповідним органам, якщо це необхідно, а також поліції та/або судам у разі кримінального розслідування або судового позову, місцевим компетентним державним органам.

Члени правління, законний представник, лінійний керівник і відділ кадрів роботодавця будуть проінформовані про особу обвинуваченого тільки в тому випадку, якщо правопорушення будуть доведені, а також про відповідальність обвинуваченої особи, для того, щоб роботодавець міг вжити необхідних заходів щодо відповідної обвинуваченої особи. Робоча рада також буде проінформована, якщо цього вимагатиме закон.

6. Тривалість зберігання

Acino буде зберігати ваші персональні дані доти, поки це необхідно для виконання наших цілей щодо розслідування питань дотримання законодавства та документування дотримання чинних законів, за винятком випадків, коли Acino згідно з чинним законодавством має зберігати ваші персональні дані протягом більш тривалого періоду.

У разі порушення судового провадження або дисциплінарних заходів застосовуються різні терміни зберігання.

Загальні принципи полягають у тому, що: (i) зберігаються тільки відповідні персональні дані, і (ii) персональні дані не зберігаються довше, ніж необхідно для повного управління повідомленням (тобто розуміння та аналіз повідомлення, розслідування, де це необхідно, і розв’язання відповідної проблеми, яка може включати звернення до суду та/або дисциплінарні дії).

Точніше, зверніть увагу, що:

·         нерелевантні повідомлення (тобто ті, що виходять за рамки політики звітності або є необґрунтованими) або нерелевантні персональні дані негайно архівуються і видаляються протягом п’яти (5) років із моменту завершення розслідування;

·         повідомлення, щодо яких не потрібно ніяких судових або дисциплінарних процедур, видаляються протягом п’яти (5) років із моменту закінчення етапу перевірки / розслідування;

·         повідомлення, що призводять до судового розгляду / дисциплінарної процедури, видаляються після закінчення всіх строків позовної давності;

·         Записи дзвінків, зроблених на безплатні номери гарячої лінії, видаляються протягом двох (2) місяців із моменту завершення розслідування.

7. Які права ви маєте щодо ваших персональних даних

7.1 Особа, що залишає повідомлення

Конфіденційність, права й безпека особи, що повідомляє про порушення, забезпечуються з моменту добросовісного повідомлення та протягом усієї процедури повідомлення.

Якщо ви доповідач, ви маєте право на:

·         Право на інформацію та доступ — щоб дізнатися, які персональні дані Acino зберігає про вас, отримати детальну інформацію про те, як використовуються ваші дані та в кого є до них доступ, ви можете отримати копію всіх ваших персональних даних, домогтися їхнього виправлення або уточнення в разі їхньої неточності чи неповноти. Ви можете скористатися цим правом доступу й ще раз прочитати своє повідомлення, знову увійшовши в систему Speak up (використовуючи номер звернення і свій особистий pin-код). Є деякі винятки, що означає, що ви не завжди можете отримувати всі персональні дані, які ми обробляємо.

·         Право на заперечення — у вас є право заперечувати проти обробки (використання) Acino Ваших персональних даних. Це фактично означає, що ви можете зупинити або заборонити нам використовувати ваші персональні дані. Однак це може бути застосовано лише за певних обставин, і нам може не знадобитися припиняти обробку Ваших персональних даних, якщо в нас (i) є вагомі законні підстави для їхньої обробки, які переважають над вашими правами та свободами, (ii) це необхідно для встановлення, захисту або відстоювання наших прав, або (iii) задля дотримання застосовного законодавства;

·         Право на видалення — ви маєте право попросити нас стерти ваші персональні дані за певних обставин та за умови, якщо Acino не зобов’язана зберігати їх із юридичних причин;

·         Право на виправлення — ви також можете попросити Acino припинити використання Ваших персональних даних до отримання роз’яснень (але не видаляти їх), якщо ви вважаєте, що ваші персональні дані були використані з порушенням чинного законодавства Про захист даних. Якщо ви хочете отримати будь-які виправлення, ви можете зв’язатися з відповідним членом Групи з питань комплаєнсу через платформу Speak-up. Ви маєте право попросити нас виправити персональні дані, які, на вашу думку, є неточними. Ви також маєте право вимагати від нас доповнити персональні дані, які, на вашу думку, є неповними.

·         Право на обмеження обробки — ви маєте право попросити нас обмежити обробку Ваших персональних даних за певних обставин.

Якщо ви використовуєте платформу Speak up для повідомлення, ви маєте зберігати суворо конфіденційно й в надійному місці номер звернення і PIN-код, які ви отримаєте від онлайн-платформи Speak up, оскільки вони знадобляться вам для відстеження вашого повідомлення. Цей номер у жодному разі не можна передавати іншим особам. Цей номер не дає змоги Ethix360 або Acino ідентифікувати особу, яка залишила повідомлення, він стосується самого повідомлення, а не певної особи.

7.2 Обвинувачена особа

Якщо ви обвинувачена особа, Ви маєте право на:

·         Право на інформацію та доступ – ви маєте право бути проінформованим про висунуті проти вас звинувачення максимум протягом 1 місяця з моменту отримання повідомлення. Як виняток, коли таке повідомлення може серйозно поставити під загрозу ефективність розслідування, захист доказів або весь процес повідомлення, воно має бути надано, як тільки ці ризики перестають існувати. Коли звинувачення буде визнано необґрунтованим, це вимагатиме проведення аналізу кожного конкретного випадку.

·         Право на видалення – вимагати видалення або виправлення будь-яких невірних персональних даних про вас (ви зможете скористатися цими правами, як тільки будете проінформовані про повідомлені звинувачення).

·         Право на заперечення – ви не маєте права заперечувати проти використання Ваших персональних даних, за винятком випадків, коли ви доведете, що повідомлені факти відсутні або не стосуються вас, або якщо відповідні персональні дані невірні або не потрібні для вирішення справи.

Якщо ви є обвинуваченою особою, Ви маєте право на захист своєї репутації, недоторканності приватного життя і збереження особистих даних у таємниці особами, відповідальними за Управління повідомленнями, доти, поки вашу відповідальність не буде доведено. У цьому контексті особистість обвинуваченого не може бути розкрита лінійному керівникові, законним представникам і членам правління роботодавця відповідної обвинуваченої особи доти, поки не буде доведено його відповідальність.

7.3 Свідки та будь-які інші особи, згадані в повідомленнях

Якщо ви є свідком або іншою третьою стороною, згаданою в повідомленні, ви маєте право:

·         Право на інформацію та доступ — щоб дізнатися, які персональні дані Acino зберігає про вас, отримати детальну інформацію про те, як використовуються ваші дані та в кого є до них доступ, ви можете отримати копію всіх ваших персональних даних, домогтися їхнього виправлення або уточнення в разі їхньої неточності чи неповноти. Також Acino захищає вашу особу та зберігає її в суворій конфіденційності та не розкриває нікому без вашої прямої попередньої згоди, за умови, що розкриття вашої особи місцевим органам влади чи судам не вимагається чинним законодавством;

·         Право на заперечення – заперечувати проти використання ваших персональних даних на підставі законних інтересів чи згоди, з причин, пов’язаних із вашою особистою ситуацією, і в цьому випадку Acino буде змушена видалити та припинити їхнє використання, за винятком випадків, коли у компанії є переважний законний інтерес зберегти їх, як юридичне зобов’язання або необхідність для захисту життєво важливих інтересів кого-небудь; Заперечувати проти використання ваших особистих даних на підставах, пов’язаних із їхньою особистою ситуацією, яка переважить законний інтерес Acino.

·         Право на видалення – запросіть видалення ваших персональних даних за умови, що Acino більше не потрібно їх зберігати з юридичних причин. Ви також можете попросити Acino припинити використання ваших персональних даних (але не видаляти їх) до отримання роз’яснень у суді або наглядовому органі, якщо ви вважаєте, що ваші персональні дані були використані з порушенням чинного законодавства Про захист даних.

Право на скаргу — будь-яка особа, чиї персональні дані обробляються, має право на скаргу (у тому числі доповідача, обвинуваченого та свідків або будь-яку іншу особу, згадану в повідомленнях). Якщо у вас є будь-які скарги на обробку Ваших персональних даних компанією Acino, будь ласка, зв’яжіться з нашим співробітником із захисту персональних даних групи за адресою: dataprotection@acino.swiss.

Якщо ви незадоволені тим, як ми розглядаємо вашу скаргу, ви можете звернутися до відповідного органу із захисту даних.

8. Контактна інформація

Якщо ви помітили або підозрюєте порушення закону, політики та/або інших зобов’язань Acino. Ви маєте повідомити про проблеми з дотриманням вимог через лінію Speak-up Acino Group.

Якщо у вас виникли запитання або сумніви з приводу того, як ми обробляємо ваші персональні дані, будь ласка, зв’яжіться з нами через електронну пошту: dataprotection@acino.swiss щодо ваших персональних даних.

9. Зміни в повідомленні про конфіденційність

Нам може знадобитися періодично змінювати це Повідомлення про конфіденційність, щоб забезпечити його відповідність можливим змінам у процесі або оновленим законам. Будь-які зміни в Повідомленні про конфіденційність Speak-up будуть належним чином повідомлені в нашій інтранет-мережі та на онлайн-платформі Speak-up.